L’exploitation ou l’exercice d’une activité professionnelle par une quelconque entreprise sur le territoire français pourra s’effectuer uniquement si cette dernière possède une adresse administrative et fiscale.
On fait notamment référence à l’adresse officielle à laquelle tout son courrier sera envoyé, cela correspondra ainsi à son adresse de siège social.
Notons par ailleurs que ce siège social sera obtenu grâce à la réalisation d’une étape inhérente à la création d’entreprises en France. On parle des formalités relatives à la domiciliation d’entreprises à travers lesquelles la société pourra s’immatriculer soit au registre du commerce et des sociétés (RCS), soit au registre des métiers (RM).
Dans cet article de 2023, voyons plus en détail toutes les informations essentielles concernant le siège social d’une entreprise, à savoir son importance sur l’existence de celle-ci ainsi que les manières possibles pour son obtention.
Les raisons justifiant le caractère obligatoire de la possession d’une adresse de siège social pour une entreprise
La définition du siège social d’une entreprise
La législation française porte une attention particulière sur l’obligation d’une entreprise quant à sa possession d’une adresse de siège social.
D’ailleurs, les législateurs ont donné une définition claire et simple de ce siège social, il s’agit d’une adresse fiscale, juridique et administrative qu’une entreprise en cours de constitution doit absolument avoir afin que cette dernière puisse exercer librement l’activité professionnelle à laquelle elle aspire.
Comme il a été brièvement mentionné dans l’introduction, ce sera à cette adresse que les tiers pourront envoyer toutes les lettres officielles ou administratives relatives à l’exercice de l’activité.
En outre, soulignons que ce sera à cet endroit précis que se localisera la direction effective de la société, c’est-à-dire toutes les personnes ou les hauts responsables qui sont chargés de prendre les décisions importantes concernant la gestion, l’organisation et le fonctionnement de la structure.
Il faut également souligner qu’il s’agit d’une mention statutaire obligatoire, cela signifie que les statuts de l’entreprise doivent impérativement comporter un article dédié à cette adresse de siège social.
NB : Précisons que l’adresse de siège social n’est pas forcément le lieu où sera exploitée l’activité. En effet, il se peut que cette activité soit exploitée à une tout autre adresse.
Pourquoi avoir une adresse de siège social est-elle une obligation légale en France ?
La première raison est la plus importante de toutes, il s’agit de l’immatriculation d’une entreprise soit au RCS, soit au RM. Autrement dit, une entreprise n’aura jamais une existence légale si elle ne possède pas un numéro d’immatriculation au registre qui lui correspondra en fonction de la nature de son activité.
Ensuite, la seconde raison qui justifie le caractère obligatoire de l’attribution d’une adresse de siège social concerne la détermination de diverses informations substantielles sur l’entreprise en cours de formation. Ces informations sont les suivantes :
- La nationalité de la société ;
- La législation de référence pour l’exercice de son activité (loi applicable) ;
- La juridiction compétente pour le règlement des différends (tribunal compétent).
Ainsi, sans posséder un siège social, la société constituée ne pourra jamais identifier ces éléments cruciaux.
2. Les différentes façons possibles pour obtenir une adresse de siège social en France
Un siège social au domicile du dirigeant de la société
Il existe plusieurs manières de domicilier une entreprise en France, la première solution étant la domiciliation au domicile personnel du représentant légal de la société. Il s’agit d’une solution économique puisque les charges relatives à l’exploitation de l’activité seront confondues avec celles du local d’habitation (loyer, facture d’électricité, du gaz, etc.).
De plus, aucune formalité particulière n’est à prévoir, il suffit d’avoir l’autorisation écrite du bailleur et de respecter certaines règles (règles de copropriété, règles de l’urbanisme, éventuelles dispositions contractuelles).
En cas d’interdiction de l’une des règles susmentionnées, la domiciliation n’aura pas un caractère permanent (une durée provisoire de 5 ans sera à respecter, une fois passé ce délai, un transfert de siège social à une autre adresse sera impératif).
NB : Un justificatif de domicile datant de moins de 3 mois sera à fournir si le siège social est au domicile personnel du dirigeant au moment de déclarer juridiquement l’adresse au RCS.
Acquisition ou location d’un local commercial pour domicilier le siège social
Pour ce type de domiciliation, l’entreprise à domicilier peut soit être le propriétaire du local en procédant à son acquisition, soit le louer pour qu’il devienne son adresse de siège social. L’avantage de cette pratique c’est que l’entrepreneur pourra adapter ou aménager le local en question selon ses besoins et ses préférences.
Toutefois, il s’agit d’une alternative particulièrement onéreuse en raison du fait des prix exorbitants des baux commerciaux. Ainsi, cette solution ne sera pas très adaptée à un entrepreneur en lancement de projet qui ne dispose pas encore des ressources financières suffisantes pour se payer un tel luxe.
NB : Un local commercial sera néanmoins très intéressant pour la réception des clients et pour le stockage des marchandises (des pratiques interdites pour la domiciliation dans un local d’habitation).
Une structure accueillant les entreprises en quête de domiciliation
La possibilité de se domicilier au sein d’une pépinière d’entreprise est une solution envisageable pour les entreprises françaises.
Une pépinière est une structure qui accueille ou qui héberge des sociétés en leur offrant des infrastructures conséquentes comme des salles de réunion, des bureaux équipés, des outils et matériaux de travail ou encore des salles de détente, et le tout avec un loyer très abordable.
Ce lieu est adapté pour une entité en période de lancement et pourra lui faciliter l’accès à certains avantages (lieux d’échanges et de rencontres).
NB : Les espaces de coworking offrent à peu près les mêmes avantages qu’une pépinière d’entreprises. Cette autre solution servira essentiellement à vaincre la solitude d’un travail à domicile et favorisera également les rencontres et les échanges d’idées.
La domiciliation commerciale et les atouts qu’elle met en avant
La domiciliation commerciale consiste à domicilier une entreprise en passant par une société de domiciliation spécialisée en la matière.
Pour offrir ce genre de service, cette dernière doit obligatoirement posséder un agrément délivré par les autorités préfectorales compétentes. Le fonctionnement de la domiciliation se fera comme suit :
- Fourniture d’une adresse administrative très prestigieuse dans des quartiers les plus connus ;
- Mise en avant de services annexes (gestion de courrier, location de bureaux équipés, service de secrétariat, standard téléphonique, assistance juridique et administrative) ;
- Signature d’un contrat de domiciliation (d’une manière dématérialisée, en ligne) pour une durée de 3 mois au moins (possibilité de reconduire tacitement cette durée) ;
- Règlement des différents services par carte bancaire (un avantage majeur de cette alternative de domiciliation puisque tous les services mentionnés ci-dessus seront accessibles à un prix très bas à la portée de tout le monde).
Quid d’un éventuel transfert de siège social ?
Il arrive régulièrement qu’une entreprise procède au transfert de son siège social pour les raisons suivantes (liste non exhaustive) :
- Déménagement du représentant légal lorsque le siège social était à son domicile ;
- Remplacement du représentant légal ;
- Échéance du bail commercial ;
- Croissance de l’entreprise et besoin de plus d’espace pour l’activité ;
- Un changement d’image ou un besoin d’économie (charges trop lourdes à supporter) ; etc.
Les formalités à effectuer pour le transfert sont plus ou moins complexes (en fonction du statut juridique de la société concernée) :
- Convocation des associés pour une prise de décision collective (rédaction d’un procès-verbal) ;
- Modification statutaire ;
- Publication d’un avis de transfert dans un support d’annonces légales ;
- Enregistrer la formalité au greffe.
