Pour la détermination de son adresse sociale, une société – quel que soit son statut – dispose diverses alternatives. Elle peut domicilier sa société à l’adresse personnelle de son représentant légal, dans un local loué ou auprès d’une société de domiciliation.
Dans le présent dossier, nous mettrons en avant la domiciliation commerciale, c’est-à-dire le recours à une entreprise de domiciliation pour héberger sa société. Quel est le fonctionnement de la domiciliation ? Pour mieux comprendre le fonctionnement de la domiciliation, nous verrons successivement les points suivants :
la définition de la domiciliation commerciale ;
les conditions pour ouvrir une société de domiciliation ;
les obligations de la société de domiciliation ;
les autres obligations ;
les démarches à suivre pour ouvrir une société de domiciliation.
Définition de la domiciliation commerciale
La domiciliation commerciale est le terme utilisé pour désigner le recours à une société de domiciliation pour la détermination de son adresse sociale.
Ainsi, une entreprise de domiciliation est un professionnel qui met à la disposition d’une société une adresse et des services supplémentaires. En d’autres termes, la mission principale d’une entreprise de domiciliation est l’hébergement d’une société.
L’entreprise de domiciliation est dénommée « domiciliataire », la société qui fait recours à ce professionnel est appelée « domicilié ».
Les rapports de ces deux parties sont régis par un contrat appelé contrat de domiciliation. Ce dernier prévoit les obligations des parties. Il sert à justifier la jouissance de local lors de la demande d’immatriculation.
Les conditions pour ouvrir une entreprise de domiciliation
Il convient de souligner que le fonctionnement de la société de domiciliation est régi par les dispositions du Code de commerce, notamment en ses articles L123-11-3 et suivants. Les conditions légales sont nécessaires en vue d’obtenir l’autorisation administrative.
Condition relative au local mis à disposition
D’une part, les dispositions légales n’ont pas été exigeantes concernant le titre juridique de l’entreprise de domiciliation sur les locaux mis à disposition.
La société de domicilier doit « Justifier être propriétaire des locaux mis à la disposition de la personne domiciliée ou titulaire d’un bail commercial de ces locaux ».
D’autre part, les locaux doivent être équipés et doivent :
- Assurer la confidentialité utile pour l’activité de la société domiciliée ;
- Permettre la tenue de réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance du domicilié ;
- Faciliter la tenue, la conservation et la consultation des archives juridiques et documents prescrites par les lois et règlements.
Condition relative à l’honorabilité
La société de domiciliation doit remplir une condition d’honorabilité. D’ailleurs, cette dernière doit être justifiée par une attestation d’honorabilité.
À cette fin, le dirigeant de l’entreprise de domiciliation doit remplir les conditions ci-après :
- Il ne doit pas avoir fait l’objet d’une faillite personnelle, une interdiction d’exercer ou de gérer une activité commerciale.
- Il ne doit pas être sujet d’une condamnation pénale pour : corruption, vol, abus de confiance, escroquerie, trafics de stupéfiants, association de malfaiteurs, faux, fraude fiscale, proxénétisme, blanchiment ou recel.
- Enfin, il ne doit pas avoir été sujet d’un retrait d’agrément préfectoral pendant les cinq dernières années.
Comprendre le fonctionnement d’une entreprise de domiciliation : quelles sont les obligations du domiciliataire ?
Les obligations de l’entreprise de domiciliation peuvent être classées en trois catégories.
L’entreprise de domiciliation doit être titulaire d’un agrément
Cette obligation est prévue par le premier alinéa de l’article L123-11-3 du Code de commerce selon lequel : « Nul ne peut exercer l’activité de domiciliation s’il n’est préalablement agréé par l’autorité administrative, avant son immatriculation au registre du commerce et des sociétés. »
L’autorisation administrative est délivrée par la préfecture du ressort du siège social de l’entreprise de domiciliation. Pour obtenir cet agrément, il faut remplir les conditions exposées ci-dessus.
Obligation administrative de l’entreprise de domiciliation
Tous les trois mois, la société de domiciliation doit communiquer au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations la liste des entreprises domiciliées dans ses locaux au cours de la période.
Dans la foulée, l’entreprise de domiciliation doit aviser les organismes ci-dessus la liste des sociétés ayant mis fin à leur domiciliation.
Obligations attachées au contrat de domiciliation
En vertu de contrat de domiciliation, l’entreprise de domiciliation doit mettre à la disposition du domicilié une adresse, un local aménagé selon les exigences légales et les services supplémentaires.
En outre, en vertu de la relation existante entre l’entreprise de domiciliation et le domicilié, le domiciliataire doit s’adresser au greffe du tribunal de commerce quand la société domiciliée n’a pas pris connaissance de son courrier pendant plus de trois mois.
Comprendre le fonctionnement d’une entreprise de domiciliation : les autres règles à savoir
Les règles relatives aux contenus du contrat de domiciliation
Le contrat de domiciliation doit être rédigé selon les conditions de fond et les conditions de forme.
Concernant les conditions de forme, il doit être daté et signé par les parties. Concernant les conditions de fond, le contrat de domiciliation doit mentionner les informations suivantes :
- Les informations relatives au domiciliataire et au domicilié, à savoir : dénomination sociale, objet social, forme juridique, le montant du capital social, l’identité des représentants légaux ainsi que le siège social de la société de domiciliation ;
- La durée de domiciliation ;
- Montant du dépôt de la garantie ;
- Le coût de la domiciliation ;
- Les détails relatifs aux prestations fournies par la société de domiciliation ;
- Les modalités de résiliation du contrat de domiciliation ;
- Les obligations des deux parties.
Les obligations de la société domiciliée
Le domicilier est également soumis à des obligations, telles que :
- Utiliser exclusivement l’adresse ;
- Notifier le domiciliataire de tous les changements survenus à l’entreprise : forme juridique, objet social, dénomination, etc.
- Donner mandat à l’entreprise de domiciliation de recevoir en son nom toute notification et courrier ;
- Déclarer le contrat de domiciliation au registre du commerce et des sociétés ;
- Respecter toutes les stipulations du contrat de domiciliation.
Créer une entreprise de domiciliation : les démarches à suivre
La création d’une entreprise de domiciliation se fait en deux temps : l’immatriculation et l’obtention de l’agrément préfectoral.
1re étape : L’immatriculation
L’immatriculation se fait au niveau du CFE compétent. Il convient de suivre les formalités habituelles.
2e étape : Obtenir l’agrément préfectoral
Pour obtenir l’autorisation administrative, il convient de déposer une demande auprès de la préfecture. Les pièces suivantes doivent être incluses à la demande :
- Un formulaire de déclaration ;
- Un extrait Kbis délivré par le registre du commerce et des sociétés, ou D1 délivré par le répertoire des métiers ;
- Un exemplaire des statuts ;
- Un document justifiant la mise à disposition des locaux : relevé cadastral, plan de masse des locaux ou descriptif détaillé avec photographies à l’appui ;
- Un justificatif de titre de propriété ;
- Une copie de la pièce d’identité des représentants légaux et des associés ;
- Une attestation d’honorabilité des dirigeants.
