Quelle que soit la forme juridique adoptée par l’entreprise de consulting, elle doit procéder à la procédure de domiciliation. Cette dernière correspond à démarches relatives à la détermination de l’adresse administrative de l’entreprise.
À titre de rappel, l’entreprise de consulting est composée d’un ou de plusieurs consultants experts à un domaine donné, appelé à accompagner les clients dans la réalisation de projets. Quelles sont les six étapes clefs de la domiciliation d’une entreprise de consulting ?
1re étape : Comprendre les règles générales régissant la domiciliation
Tout entrepreneur doit comprendre l’importance, les règles ainsi que les conséquences de chaque étape en vue de l’immatriculation. En effet, la domiciliation peut avoir des conséquences tant juridiques que financières pour l’entreprise.
Ainsi, dans un premier temps, il convient de soulever l’intérêt de la domiciliation. Pourquoi l’entreprise de conseil doit-elle procéder à la domiciliation ? Le siège social permet de déterminer la législation applicable à l’entreprise notamment en matière d’urbanisme et en matière fiscale.
L’adresse de domiciliation est un élément permettant de localiser une structure. Elle joue également un rôle stratégique sur la visibilité de la société.
Dans un second temps, la domiciliation est régie par un principe essentiel : la réalité du siège social. Cela signifie que le siège social doit exister et être justifié lors de la procédure d’immatriculation. En outre, l’adresse de domiciliation doit être mentionnée sur tous les documents officiels de la société.
Dans un troisième temps, en principe, la domiciliation entraîne le paiement de la cotisation foncière des entreprises. C’est une imposition locale dont l’assiette est la valeur locative. Outre le coût de la domiciliation, l’entrepreneur doit prévoir cet impôt. Il est à noter que le taux de la cotisation foncière des entreprises dépend du département du ressort de l’entreprise de consulting.
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2e étape : Connaître toutes les alternatives de domiciliation
Avant de choisir son adresse de domiciliation, l’entreprise de conseil doit prendre connaissance de toutes les alternatives existantes. On distingue la domiciliation collective de la domiciliation individuelle. La domiciliation collective est marquée la jouissance commune d’un siège social par plusieurs sociétés, généralement par l’intermédiaire d’un professionnel de la domiciliation.
1re alternative : La domiciliation à l’adresse personnelle
Comme son nom l’indique, à travers cette alternative utilise son adresse personnelle comme adresse professionnelle. Elle est permise par les dispositions légales sous réserve de certaines conditions.
D’une part, l’adresse personnelle doit être la résidence principale de l’entrepreneur. Selon les différentes définitions, la résidence principale est celle dans laquelle une personne y demeure de manière permanente et continue. En conséquence, les résidences secondaires ne peuvent pas être élues comme siège social.
D’autre part, l’affectation de l’adresse personnelle à l’activité professionnelle ne doit pas entraîner ni de nuisance ni de danger pour le voisinage. Lorsque le local d’habitation se trouve au rez-de-chaussée, la réception de clients est interdite.
Enfin, la domiciliation dans certaines localités est soumise à l’autorisation de l’autorité locale. Par ailleurs dans les communes de plus de 200 000 habitants, la domiciliation au domicile personnel est restreinte.
2ème alternative : La domiciliation dans un local commercial
Cette alternative est généralement appréciée lorsque l’activité requiert la réception fréquente de clients ou l’exposition de marchandises. Le recours à la location d’un local commercial est également recommandé pour l’entrepreneur souhaitant améliorer sa visibilité. En effet, le local commercial se trouve dans une rue stratégique.
3e alternative : La domiciliation commerciale
On parle de domiciliation commerciale lorsque l’entrepreneur fait recours au service d’un professionnel de domiciliation. Ce dernier peut être une société de domiciliation, un espace co-working ou un centre d’affaires.
Dans tous les cas, le mode de fonctionnement reste le même. Le professionnel de la domiciliation met à la disposition de l’entreprise cliente une adresse ainsi que des services complémentaires.
Il convient de souligner que la domiciliation commerciale est l’alternative idéale pour afficher une adresse prestigieuse.
3e étape : Finaliser le choix de l’adresse de domiciliation
Il convient de souligner que le choix de l’adresse de domiciliation est libre.
Pour la domiciliation commerciale et la location de local commercial, il importe de soulever des démarches supplémentaires.
Concernant la domiciliation commerciale, les démarches à suivre sont les suivantes :
Choisir son agence de domiciliation ;
Choisir son adresse. En effet, la société de domiciliation propose un carnet d’adresses ;
Procéder au choix des services (gestion de courriers, secrétariat, service d’accompagnement, location de salle équipée) ;
Signer le contrat de domiciliation.
En ce qui concerne la domiciliation dans un local commercial, le choix est concrétisé par la signature du contrat de bail commercial. Il est à noter que la rédaction de cette convention doit suivre les règles.
4e étape : Obtenir le justificatif de domiciliation
Le justificatif de domiciliation permet de prouver l’existence du siège social. La nature du justificatif dépend de l’alternative de domiciliation.
ALTERNATIVE DE DOMICILIATION | JUSTIFICATIF À FOURNIR |
| Local commercial |
|
| Adresse personnelle |
Le cas échéant, une autorisation de l’autorité compétente. |
| Société spécialisée | Contrat de domiciliation |
5e étape : Procéder à l’enregistrement administratif de l’adresse de domiciliation
La déclaration de l’adresse de domiciliation à l’administration se fait lors de la procédure d’immatriculation. Ainsi, l’entrepreneur doit fournir le justificatif de domiciliation au dossier de demande d’immatriculation.
6e étape : Mettre à jour tous les documents officiels de l’entreprise
Comme on l’a dit précédemment, l’adresse du siège social doit figurer sur tous les documents officiels de l’entreprise de consulting. Cela répond au principe de la réalité du siège social.
Ainsi, lorsque l’adresse de domiciliation est déterminée, l’entrepreneur doit mentionner ladite adresse sur : les statuts, les documents commerciaux (devis, factures…), les documents comptables et les supports de communication (Flyers, carte de visite…).
