La domiciliation correspond à l’attribution d’adresse administrative d’une société. L’adresse du siège social est ainsi l’élément permettant de localiser la société. Pour la pérennité des relations avec les tiers, clients et investisseurs, la stabilité de cette adresse est opportune.
Toutefois, dans certains cas la société ne peut bénéficier que d’une domiciliation provisoire. C’est notamment le cas lorsque la société est domiciliée au domicile personnel de son représentant légal. De plus, ce dossier abordera tout ce qu’il faut savoir sur la domiciliation provisoire. Pour ce faire, il convient de voir les points suivants :
Un rappel sur les règles et conditions relatives à la domiciliation à l’adresse personnelle ;
Les règles relatives à la domiciliation provisoire ;
Les démarches à suivre pour mettre fin à la domiciliation provisoire.
Rappel sur les règles et conditions relatives à la domiciliation au domicile personnel
De prime abord, il convient de noter que la domiciliation à l’adresse personnelle est prévue à l’article L123-11-1 du Code de commerce.
Conditions sine qua non de la domiciliation à l’adresse personnelle
Il convient de noter que l’adresse personnelle peut être celle du représentant légal de la société ou d’une tierce personne.
La domiciliation d’une entreprise au domicile personnel est l’affectation du local d’habitation à une activité professionnelle. Outre les dispositions du Code de commerce, cette alternative de domiciliation est également encadrée par le Code de la construction et de l’habitation.
Selon les dispositions légales, dans un premier temps, le local d’habitation affecté à l’activité professionnelle doit être la résidence principale du représentant légal. En effet, selon l’INSEE, la résidence principale est « l’habitation occupée de façon habituelle et à titre principal par une ou plusieurs personnes d’un même ménage, par opposition à la résidence secondaire ».
Le Code de la construction et de l’habitat précise que toute catégorie de logements et leurs annexes peuvent être affectées à l’exercice d’une activité professionnelle.
Dans un second temps, la domiciliation au domicile personnel ne doit pas être interdite par une disposition légale ou une disposition conventionnelle (contrat de bail ou règlement de copropriété).
Enfin, si le logement est situé dans le rez-de-chaussée, il est impératif que l’activité n’entraîne ni de nuisance ni de danger pour le voisinage. De plus, s’il est situé à l’étage, les textes interdisent la réception de clients et de marchandises dans les locaux.
Cas de domiciliation soumise à une autorisation
Selon les dispositions du Code de la construction et de l’habitation, la domiciliation à l’adresse personnelle peut être soumise à une autorisation préalable de l’autorité compétente.
D’une part, selon l’article L631-7 du Code de la construction et de l’habitation, la domiciliation à l’adresse personnelle dans les localités suivantes est soumise à autorisation :
dans les communes de plus de 200 000 habitants ;
dans les communes du département des Hauts-de-Seine ;
dans les communes du département de la Seine-Saint-Denis ;
dans les communes du département du Val-de-Marne.
D’autre part, la domiciliation dans un logement HLM est également soumise à une autorisation. Pour ce faire, la société doit demander l’avis de l’organisme gestionnaire de l’HLM. Ensuite, il doit déposer une demande auprès de la municipalité.
Les règles relatives à la domiciliation provisoire
Dans quel cas la société a-t-elle recours à la domiciliation provisoire ?
L’alinéa second de l’article L123-11-1 du Code de commerce prévoit les cas dans lesquels la société est contrainte de procéder à une domiciliation provisoire.
D’une part, la domiciliation est provisoire lorsque le contrat de bail ou les règlements de copropriété ne prévoient pas la possibilité d’affecter le domicile principal à un usage professionnel. D’autre part, la domiciliation est provisoire lorsque le contrat de bail de location arrive à échéance.
Quelle est la durée maximale de la domiciliation provisoire ?
Le caractère provisoire de la domiciliation est marqué par l’existence d’un terme. L’article L123-11-1 du Code de commerce prévoit que la durée de la domiciliation, dans les cas présentés ci-dessus, ne doit pas excéder 5 ans.
Quelle est la démarche à suivre pour une domiciliation provisoire ?
La société est soumise à une obligation de communication. Pour ce faire, elle doit notifier par écrit son bailleur ou le syndicat de la copropriété son intention d’affecter le logement à une activité professionnelle.
Cette notification doit être réalisée avant la procédure d’immatriculation.
Fin domiciliation provisoire : les démarches à suivre
La fin de la domiciliation provisoire se réalise en deux temps.
Obligation administrative
Trois mois avant l’expiration de la domiciliation provisoire (5 ans), la société doit, sous peine de radiation d’office, communiquer au greffe du tribunal les éléments justifiant son changement de situation.
Procéder au transfert du siège social
Si la société désire de poursuivre ses activités, elle doit procéder au transfert de son siège social. La modification de l’adresse de domiciliation correspond à la modification d’une mention des statuts. En conséquence, la société doit effectuer les démarches relatives à la modification statutaire.
Les étapes sont les suivantes :
Décider le transfert du siège social ainsi que la nouvelle adresse au sein de l’assemblée générale des associés. Les modalités relatives au vote de cette décision sont en principe prévues dans les statuts. À défaut, il faut se référer aux dispositions légales.
La seconde étape est la mise à jour des statuts et des documents de la société. Tous les documents mentionnant l’adresse de domiciliation de la société doivent être mis à jour.
Après la mise à jour des documents, la société doit procéder à la publication d’un avis de modification dans un journal habilité à diffuser une annonce légale (JAL). C’est une mesure de publicité permettant d’informer les tiers des changements survenus à la situation de la société. Le nombre d’avis à diffuser dépend du ressort de la nouvelle adresse.
La dernière étape est relative au dépôt de la demande modificative auprès du CFE compétent. Pour ce faire, il convient de fournir toutes les pièces justificatives telles que : le PV constatant la décision de l’AG des associés, les statuts mis à jour, l’attestation de parution dans un JAL et un justificatif de jouissance des nouveaux locaux.
