Depuis toujours, la domiciliation est une obligation que l’entrepreneur doit réaliser pour créer une entreprise. En effet, c’est une des formalités obligatoires à réaliser permettant à l’entrepreneur d’avoir un des documents obligatoires formant le dossier de demande d’immatriculation d’une entreprise. Pour domicilier une entreprise, l’entrepreneur a la possibilité de choisir la forme de domiciliation qui lui convient mais surtout qui convient à l’activité qu’exerce son entreprise car le choix de la forme de domiciliation est libre.
Concernant le choix de la forme de domiciliation, il est possible de domicilier une entreprise à une adresse personnelle, par la domiciliation commerciale, par la domiciliation collective ou encore par la domiciliation dans un local commercial.
Dans ce guide, on se focalisera sur la dernière forme de domiciliation précitée, c’est-à-dire la domiciliation dans un local commercial.
La domiciliation, une obligation par rapport la création d’une entreprise
Comme ce qui a été évoqué précédemment, la domiciliation doit être effectuée au moment de la réalisation des diverses formalités de création d’une entreprise et cela quelle que soit la forme ou le statut juridique de l’entreprise à créer.
La domiciliation d’une entreprise consiste à installer le siège social de cette dernière à une adresse bien précise. En d’autres termes, la domiciliation c’est le fait d’attribuer une adresse fiscale, administrative, postale et commerciale à la structure.
Le choix de cette adresse est totalement libre pour l’entrepreneur à la seule et unique condition de choisir une adresse réelle et non une adresse postale.
Les avantages de la domiciliation dans un local commercial
Tout comme les autres formes de domiciliation, la domiciliation dans un local commercial présente des avantages qui lui sont propres.
Le premier avantage est un avantage économique. En effet, pour une entreprise disposant déjà d’un local commercial pour être la vitrine de ses produits ou d’un local pour la production de ses produits, utiliser ce local commercial comme siège social évitera une charge supplémentaire pour l’entreprise surtout si ce local est en location.
Certes, un siège social distinct du lieu d’exploitation peut être un plus pour l’entreprise, mais un local de production peut parfaitement être un siège social contribuant à l’image de l’entreprise avec par exemple une partie aménagée pour recevoir les clients, les actionnaires ou les partenaires de l’entreprise.
Le deuxième avantage est logistique. En effet, dans la configuration précédemment définie, le siège social et la production et/ou la vente pourront être centralisés dans un même espace. Cela signifie pour l’entrepreneur et les dirigeants un gain de temps considérable car il n’y aura pas de vas et viens. Par ailleurs, cela permettra aux dirigeants d’avoir une vision globale à tout moment sur l’entreprise.
Enfin, un local commercial comme siège social de l’entreprise signifie que l’espace pourra être aménagé spécifiquement pour le besoin de la société. Par exemple, une entreprise de vente de prêt à porter choisira un local commercial dans une zone cohérente avec son activité.
Il n’y aura donc pas de risques en ce qui concerne les plaintes des voisins mécontents des allées et venues des clients et des livreurs de marchandises. Le local quant à lui pourra parfaitement être aménagé avec une partie vitrine, une partie stockage et une partie administrative.
Quelles formalités pour la domiciliation d’une société dans un local commercial en tant que locataire
Afin de pouvoir utiliser un local commercial comme siège social, le dirigeant de l’entreprise doit respecter plusieurs étapes et formalités.
La première est bien évidemment la recherche du local commercial adapté aux besoins de l’entreprise. Que ce soit en matière de localisation, d’espace ou d’entourage, le choix d’un local commercial qui sera utilisé comme le siège social de l’entreprise ne doit en aucun cas être pris à la légère. D’autant plus si ce local est utilisé comme boutique.
Une fois le local choisi, il est impératif de s’assurer de sa disponibilité au moment voulu et nécessaire pour l’entreprise. Par ailleurs, il faut s’assurer que le local est conforme aux normes sanitaires et aux normes d’urbanismes.
Une fois ces vérifications préliminaires accomplies, le dirigeant de la future société pourra commencer à rédiger/vérifier le contrat de bail qui sera établi avec le propriétaire des lieux.
Dans ce sens, il faut que le contrat soit un contrat de bail commercial ou professionnel pour être certains que cela corresponde à ce qui est cohérent avec les besoins de la société. Son également à vérifier : la durée du contrat, le montant du loyer et les clauses de rupture.
Une fois le contrat signé par le propriétaire des lieux et par le dirigeant de la société, il sera applicable et pourra être utilisé comme justificatif de jouissance des lieux pour le dossier de création de la société.
Quelles formalités en cas de domiciliation dans un local commercial en tant que propriétaire
Si l’actionnaire de la société est également le propriétaire du local commercial qui sera utilisé par la société à créer, il peut choisir parmi deux options :
Une convention de mise à disposition qui peut se faire entre la société à créer et l’actionnaire de la société ou une autre dont il est propriétaire. La signature de cette convention se fait bien évidemment par le propriétaire du local ou son représentant si le propriétaire est une personne morale et le dirigeant de la future société à créer.
Un contrat de bail commercial ou professionnel avec la mention « au nom et pour le compte de la société en formation et son futur siège social » pour la société à créer. Le contrat devra comporter l’ensemble des clauses obligatoires pour tous les contrats de baux commerciaux et professionnels. En revanche, afin de limiter les charges de la société à créer, le montant du loyer peut être fixé librement par le propriétaire.
Pour conclure, la domiciliation d’une société dans un local commercial est une solution parfaitement envisageable voire même nécessaire pour certaines activités qui doivent avoir un local commercial. Dans ce dernier cas, centraliser le lieu d’exploitation et le siège social permet de limiter les frais, réduire les déplacements et centraliser la gestion de la société.
En ce qui concerne les démarches relatives à ce type de domiciliation, elles sont relativement simples. Choisir le local, vérifier que tout est conforme aux besoins de la société et aux règles en vigueur et signer le contrat qui doit répondre à ce qui a été convenu entre le propriétaire et le dirigeant.
Le contrat de bail sera le justificatif de jouissance du local pour la société lors de sa constitution. Si le local appartient à la société ou à son actionnaire/dirigeant, le justificatif peut être un contrat de bail ou une convention de mise à disposition de locaux.
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