Pour tout créateur d’entreprises, l’étape de la domiciliation fait partie intégrante des formalités obligatoires lors du processus de constitution.
Cette étape est vitale pour l’existence juridique de la société et consiste à attribuer à cette dernière une adresse administrative et fiscale qui correspondra à son adresse de siège social.
L’entrepreneur pourra avoir plusieurs possibilités de domiciliation, il peut notamment choisir une domiciliation collective par l’intermédiaire de la domiciliation commerciale ou d’une pépinière d’entreprises, il peut aussi opter pour la domiciliation individuelle qui se caractérise d’une part par le choix d’un local commercial, et d’autre part par l’option d’une domiciliation chez la résidence personnelle du représentant légal qui est lui-même locataire.
C’est précisément sur cette dernière solution que se basera notre article. Nous allons notamment voir les conditions relatives à cette pratique, ainsi que les différents risques que cette opération pourra engendrer.
Les conditions substantielles à respecter pour domicilier une entreprise dans un local d’habitation en étant locataire de cedit local
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important d’identifier les informations de bases concernant la domiciliation d’entreprises en général.
Concrètement, en quoi une domiciliation d’entreprises consiste-t-elle ?
Comme il a été brièvement mentionné en amont, la domiciliation permet à une entreprise en cours de création de posséder une adresse fiscale et administrative, une adresse à laquelle tout son courrier sera envoyé, cela correspondra à son adresse officielle.
Cette adresse, appelée également siège social, servira à identifier des éléments cruciaux tels que la nationalité de la société, la loi de référence qui s’applique pour la société ainsi que le tribunal compétent en cas de différends.
Par ailleurs, il ne faut pas confondre le lieu d’exploitation de l’activité professionnelle et l’adresse de siège social.
Cette dernière sera le lieu où la direction effective prendra les décisions stratégiques concernant le fonctionnement et la gestion de la société. Tandis que pour le lieu d’exploitation, c’est là où l’activité sera concrètement exercée.
Toutefois, il se peut qu’une entreprise ne soit pas en mesure de disposer d’un établissement où exercer son activité. Ainsi, l’option pour la domiciliation à domicile est la solution idéale, même en n’étant pas le propriétaire du local d’habitation en question.
NB. L’adresse de siège social permettra l’inscription de l’entreprise au RCS ou au registre du commerce et des sociétés, et elle devra impérativement figurer dans les statuts et sur tous les documents officiels de l’entreprise.
Quelles règles et quelles conditions faut-il respecter pour procéder à une domiciliation chez soi en étant locataire ?
La loi est claire sur la domiciliation d’une entreprise dans un local d’habitation. En effet, elle dit que chacun reste absolument libre de domicilier son entreprise à sa résidence personnelle, et ce même si l’entrepreneur est lui-même locataire du logement en question.
Cependant, il est impératif qu’aucune clause ne s’oppose à cette opération. On entend ici par clause toutes dispositions au contrat de bail qui pourraient éventuellement interdire la domiciliation au domicile personnel.
Aussi, il convient de tenir compte d’autres règlements essentiels. On parle notamment des règlements relatifs à l’urbanisme ainsi que ceux concernant la copropriété.
Autrement dit, ces règles doivent être respectées pour que la domiciliation puisse être possible. Dans le cas où les clauses ou les règlements cités précédemment viendraient s’opposer à la réalisation de la domiciliation, cette dernière ne sera que provisoire (une durée maximale de 5 ans).
En outre, deux autres règles viennent s’ajouter au lot. La première est la suivante : l’adresse de domiciliation doit absolument correspondre à la résidence principale et habituelle du demandeur.
Quant à la seconde règle, cedit demandeur doit obligatoirement être le représentant légal de l’entreprise (son président ou son gérant).
NB. En tant que locataire du logement, le représentant légal de l’entreprise est dans l’obligation de notifier son bailleur avant de réaliser cette opération.
En d’autres termes, il doit demander l’aval à son bailleur en lui faisant part de son intention de domicilier sa société dans son local d’habitation (une demande par écrit).
Les éventuels risques liés à la domiciliation d’une entreprise dans un local d’habitation en étant locataire de cedit local
Les risques de la domiciliation à son domicile pour le locataire ou le représentant légal lui-même
Certes, ce type de domiciliation comporte de nombreux avantages (formalité simple, peu coûteuse, avantage fiscal par la prise en charge de certaines dépenses par l’entreprise, simplification du quotidien de l’entrepreneur par la réception de courrier à domicile par exemple), mais elle peut également entraîner divers risques, notamment pour le locataire ou le représentant légal de la société.
D’abord, l’adresse personnelle du représentant légal sera dévoilée à tout le monde qui aura accès aux informations concernant la société. Autrement dit, cette adresse sera rendue publique (inscrite sur les statuts et sur tous les documents officiels de l’entreprise).
Par conséquent, l’entrepreneur pourra recevoir des visites à l’improviste des personnes qui pourront avoir des conflits avec la société, et cela risquerait grandement de compromettre non seulement l’activité de l’entreprise, mais aussi la vie privée du représentant légal.
Ensuite, il ne sera pas facile de concilier la vie professionnelle et la vie privée. Cela veut dire que les affaires de l’entreprise pourront interférer sur la vie privée du gérant ou du représentant légal.
Il s’agit ici d’un élément non négligeable qui risquerait de ralentir le gérant dans les tâches qu’il doit effectuer pour sa société.
Les risques de la domiciliation chez soi qui pourront affecter directement la société concernée
Rappelons que ce type de domiciliation peut être limité dans le temps, c’est-à-dire temporaire. Dans ce cas, la société sera engagée dans un risque de radiation d’office si certaines mesures ne sont pas prises.
En effet, lorsque l’échéance arrivera (les cinq années écoulées), il faut absolument que le siège social de la société soit transféré dans un autre lieu, ou à une autre adresse. Si cela n’est pas encore effectué, la radiation du RCS peut être un danger pour la société.
De plus, il faudra débourser une somme assez conséquente pour le transfert de siège social, il convient également de réaliser d’autres formalités complexes. Tous ces éléments risquent d’infliger des dégâts non négligeables à la société.
Enfin, on constate des risques liés au branding. Pour plus d’explications, il faut savoir que le siège social est en quelque sorte le garant du bon marketing d’une entreprise donnée.
Autrement dit, l’adresse de siège social doit être prestigieuse et doit se localiser dans des quartiers connus pour attirer le plus possible les clients et pour faire circuler une bonne image de la société aux différents tiers (fournisseurs, investisseurs, collaborateurs, etc.).
Or, en étant locataire, le représentant légal ou le gérant va attribuer l’adresse de son logement à l’entreprise concernée, une adresse qui ne pourra sans doute pas s’aligner aux adresses qui seront proposées par les sociétés de domiciliation (un cadre professionnel idéal pour une implantation de siège social).
Ainsi, l’entreprise risquerait de perdre en crédibilité et en notoriété. Cela constitue un frein indéniable à la bonne évolution de son activité professionnelle.
