La création d’une entreprise en France n’aura aucune valeur juridique si l’entreprise en question ne passe pas par l’étape de la domiciliation administrative. Autrement dit, il s’agit d’une étape cruciale pour l’existence légale d’une société en création, une étape utile pour prouver à l’administration que l’entité constituée existe vraiment.
Quel que soit le statut juridique choisi par l’entrepreneur, cette domiciliation permettra à son entreprise de posséder une adresse de siège social, assimilée à une adresse administrative et fiscale.
À travers ce guide, il vous sera plus facile d’identifier toutes les informations utiles concernant cette domiciliation administrative, on parlera notamment des différentes solutions existantes en la matière ainsi que des formalités simples qu’il faudra réaliser pour l’obtention d’une adresse de siège social.
Notons par ailleurs que cette domiciliation administrative peut concerner à la fois une entreprise et un particulier. Toutefois, notre article se penchera davantage sur celle relative à une personne morale.
Les informations de bases à absolument assimilé concernant la domiciliation administrative
L’objectif réel ou la finalité de la domiciliation administrative
Par l’intermédiaire d’une définition simple, on peut dire que la domiciliation administrative est une étape cruciale et obligatoire lors de la création d’une société
. Elle consiste réellement à rechercher une adresse administrative, juridique et fiscale à une entreprise en cours de création, une adresse qui servira à recevoir tout son courrier (les lettres officielles telles que les lettres commerciales et administratives).
Par ailleurs, selon la législation française à travers son code civil, une domiciliation administrative est considérée comme l’adresse principale d’établissement d’une personne morale ou d’une personne physique.
Elle aura notamment pour finalité d’immatriculer une entreprise auprès du registre du commerce et de sociétés (RCS) ou auprès du registre des métiers (RM).
L’utilité d’une adresse administrative ou une adresse de siège social
Comme il a été susmentionné, une adresse de siège social sera obtenue en réalisant les démarches relatives à la domiciliation administrative.
Cette adresse permettra non seulement à une entreprise d’exister vis-à-vis de l’administration, mais elle servira également à identifier certaines informations substantielles concernant la société en cours de création.
Premièrement, le siège social déterminera la nationalité d’une entreprise, ensuite elle permet de savoir la loi qui sera applicable à la structure sociétale créée, tout en permettant d’identifier le tribunal compétent pour trancher tous les éventuels litiges à venir touchant de près ou de loin l’entreprise constituée.
Enfin, elle aura une incidence fiscale importante parce que cette adresse administrative servira à calculer les taxes locales telles que la CFE ou la cotisation foncière des entreprises par exemple.
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Un bref rappel des différentes solutions de domiciliation administrative pour une entreprise en France
La domiciliation administrative effectuée d’une manière individuelle
On peut citer deux solutions de domiciliation administrative individuelle. De prime abord, l’entrepreneur peut domicilier son entreprise à son domicile personnel, plus précisément au logement habituel du représentant légal de la société.
Dans ce cas, il convient de prendre en considération de plusieurs éléments qui pourront éventuellement interdire ce genre de pratique.
En effet, le représentant légal peut faire face à des dispositions législatives (règles relatives à la copropriété et les règlements sur l’urbanisme) ou à des clauses contractuelles contraires qui l’empêcheraient d’installer le siège social de son entreprise à son domicile personnel.
Si tel est le cas, alors la domiciliation ne sera que provisoire (une durée ne dépassant pas 5 ans). Aussi, une notification au bailleur ou au syndicat de copropriété devra toujours être envoyée.
La deuxième solution de domiciliation individuelle est le fait de choisir un local professionnel pour domicilier une entreprise.
On est ici face à une alternative assez coûteuse parce qu’il faudra payer des loyers mensuels en cas de location, et sur le long terme, cela pourrait avoir des répercussions sur les ressources financières du créateur d’entreprises (si le local appartient à l’entreprise, aucun souci financier n’est à évoquer).
Cependant, cette solution permet d’avoir un local adapté à l’activité exercée (réception d’une clientèle, stockage de marchandises, etc.).
La domiciliation administrative réalisée d’une manière collective
Deux solutions sont également les plus sollicitées en matière de domiciliation collective. La première solution concerne les pépinières d’entreprises.
Ce sont des structures qui accueillent les entreprises en leur offrant des locaux partagés avec d’autres sociétés. Elles leur donnent ainsi une adresse administrative, mais également d’autres services utiles (mise à disposition d’un espace de travail fixe ou virtuel, mutualisation des coûts, etc.).
La seconde solution de domiciliation collective est sans doute la plus sollicitée par les créateurs d’entreprises.
Il s’agit de la domiciliation commerciale qui consiste à attribuer une adresse de domiciliation administrative à une entreprise par l’intermédiaire des services proposés par une société de domiciliation. Les avantages de cette alternative sont les suivantes :
- Une adresse prestigieuse dans des quartiers de renom ;
- Un service de gestion de courrier au quotidien (numérisation et réexpédition) ;
- Un service de secrétariat caractérisé par un standard téléphonique permanent ;
- Un service de location de bureaux équipés pour les réunions fréquentes et pour la réception des clients.
NB : Ces services seront accessibles à un prix concurrentiel qui sera à la portée de tout le monde. Notons enfin que la société de domiciliation doit posséder un agrément préfectoral afin d’exercer son activité.
Les étapes importantes de la domiciliation administrative
Il est crucial de maîtriser les étapes de la domiciliation administrative d’une entreprise, plus particulièrement les étapes relatives à domiciliation par le biais d’une société de domiciliation. Le processus peut être entièrement dématérialisé (procédures en ligne).
Le choix relatif à l’adresse de domiciliation et les options complémentaires
Avant toute chose, le créateur d’entreprises doit procéder à une certaine recherche. Il devra ainsi mener sa propre investigation afin de trouver la société de domiciliation idéale pour lui et pour son entreprise.
Pour ce faire, rien de mieux que de scroller la toile et scruter minutieusement les innombrables sociétés de domiciliation existantes (choisir notamment en fonction des avis des utilisateurs et de l’ancienneté).
Cela étant fait, le dirigeant ou le représentant légal devra maintenant sélectionner une adresse prestigieuse afin d’attribuer cette dernière à son entreprise en guise de siège social. D’innombrables adresses seront mises en avant, ce sera à lui de choisir celle qui répondra au mieux à ses attentes et aux besoins de son entreprise.
Enfin, les services additionnels mis en avant doivent également faire l’objet d’une sélection. L’entrepreneur choisira uniquement les services qu’il jugera utiles pour son activité professionnelle.
La signature du contrat de domiciliation
Après que toutes les sélections sont effectuées, il faut désormais passer à la signature en ligne du contrat de domiciliation. Ce dernier existera uniquement si un accord est trouvé entre les deux parties.
Il est conclu et signé par ces dernières et aura une durée supérieure à 3 mois, renouvelable par l’intermédiaire d’une tacite reconduction. Ce contrat fera office de document officiel précisant toutes les modalités d’installation du siège de l’entreprise domiciliée dans les locaux de la société de domiciliation.
Par ailleurs, il rappelle les droits et les obligations des deux parties. Il s’agit également d’un document à présenter impérativement au moment de demander l’immatriculation de la société au registre concerné. Il ne faut pas non plus oublier de régler les frais de domiciliation à la société spécialisée (carte bancaire).
Enfin, une fois que la domiciliation est effective, il convient par la suite de procéder à la constitution du dossier qui comprend notamment un justificatif de domiciliation, une copie du bail ainsi que la lettre du propriétaire.
Un dossier unique devra alors être déposé au centre de formalités des entreprises (CFE) ou directement au greffe du tribunal de commerce pour demander l’immatriculation de l’entreprise.
