En France, entrer dans le monde de l’entrepreneuriat n’est pas une chose à prendre à la légère. Il est en effet nécessaire de suivre un processus bien défini afin de créer convenablement une entreprise.
À travers ce processus, l’entrepreneur doit obligatoirement passer par l’étape de la domiciliation lui permettant d’attribuer une adresse de siège social à sa société nouvellement formée.
Pour ce faire, il pourra choisir entre plusieurs alternatives, et la domiciliation commerciale fait partie de l’une d’elles, une des solutions les plus sollicitées par les entrepreneurs français.
C’est par l’intermédiaire de ce type de domiciliation que le domiciliataire ou la société de domiciliation entre en jeu, cette dernière est la base même de la domiciliation commerciale.
En effet, ce sera grâce à ce domiciliataire que le contrat de domiciliation pourra s’établir, puisque ce document doit absolument être signé par les deux parties, l’autre partie étant l’entreprise domiciliée.
Tout au long de cet article, nous allons voir en détail toutes les informations utiles concernant le statut de domiciliataire, on parlera notamment de son mode de fonctionnement et d’organisation, ainsi que de ses diverses obligations.
Le domiciliataire : les principes de base relatifs à son fonctionnement et à son organisation
La définition générale du mot « domiciliataire »
Afin de faciliter le mode de fonctionnement d’une société de domiciliation et dans le but de dégager les différentes obligations de cette dernière, il convient de prime abord de donner une simple définition du mot « domiciliataire ».
Ainsi, le domiciliataire est défini comme étant une personne morale ayant le statut de professionnel proposant à une autre société ou entreprise une adresse fiscale, administrative et juridique qui correspond à une adresse de siège social.
Dans la majorité des cas, les services proposés par ce professionnel sont toujours accompagnés d’autres services additionnels qui sont choisis facultativement par les entreprises domiciliées.
Par ailleurs, on peut aussi qualifier de domiciliataires les professionnels suivants :
- Les centres d’affaires ;
- Les espaces de coworking ;
- Les pépinières d’entreprises.
Toutefois, ce sera à travers la domiciliation commerciale que les caractéristiques majeures d’un domiciliataire seront les plus mises en valeur.
À quoi consiste l’activité d’un domiciliataire ?
On peut d’ores et déjà tirer de la définition susmentionnée l’activité principale exercée par un domiciliataire. Il s’agit de mettre à la disposition d’une entreprise donnée une adresse de siège social.
Cependant, son champ d’intervention va bien au-delà de cette simple mise à disposition. En effet, il peut proposer d’autres services complémentaires pouvant aider l’entrepreneur à adoucir la réalisation de ses tâches administratives du quotidien.
Parmi ces services (outre l’adresse très prestigieuse qui sera proposée), on trouve d’abord un service de gestion intégral du courrier (dans ce cas, l’entreprise domiciliée aura le choix entre la numération du courrier ou la réexpédition).
Il propose ensuite un service de secrétariat par la mise en place d’une permanence téléphonique, on retrouve également la location de bureaux équipés pour les réunions ou pour la réception des clients et un service d’accompagnement administratif caractérisé par la réalisation de diverses formalités importantes (les formalités d’immatriculation par exemple).
Les différentes obligations découlant de l’activité exercée par le domiciliataire
L’obligation d’établir une convention spéciale : le contrat de domiciliation
On peut dire que le contrat de domiciliation est le document sur lequel se fonde la relation existante entre le domiciliataire et l’entreprise domiciliée. Autrement dit, tout ce qu’il y a à savoir sur l’accord passé entre les deux parties doit absolument figurer sur le contrat de domiciliation.
En outre, comme il s’agit d’un écrit relatant tous les éléments régissant le rapport entre les deux parties, sa rédaction est laissée au soin de ces dernières.
Toutefois, cette liberté rédactionnelle doit toujours s’accompagner du respect des dispositions du code de commerce. Ainsi, des mentions obligatoires sont à insérer au contrat. On doit notamment trouver les informations suivantes :
- Les informations sur les deux parties (la dénomination sociale, la forme juridique, le montant du capital social, les identités des représentants légaux, adresse de siège social du domiciliataire) ;
- La durée du contrat fixée par les deux parties (3 mois au minimum, une durée renouvelable par une tacite reconduction) ;
- Les prix des services choisis ainsi que la somme du dépôt de garantie exigé ;
- Les détails concernant les prestations offertes par la société de domiciliation ;
- Les obligations de chaque partie au contrat ;
- Et enfin les conditions à respecter en cas de rupture du contrat ou en cas de résiliation anticipée.
NB. Le contrat de domiciliation servira également de pièce jointe au moment de constituer le dossier d’immatriculation de l’entreprise domiciliée.
L’obligation de détenir un agrément délivré par les autorités préfectorales
Outre l’établissement d’un contrat de domiciliation, le domiciliataire doit absolument être titulaire d’un document très important lui donnant l’autorisation d’exercer son activité et de proposer les différents services annexes susmentionnés. Ce document est délivré par la préfecture du département dans lequel il exerce son activité.
Il s’agit d’une sorte d’agrément préfectoral ayant une durée de validité de 6 ans (une durée renouvelable). Sans cet agrément, la société de domiciliation n’aura aucune existence aux yeux de la loi.
Pour son obtention, il convient de rassembler de multiples pièces (un formulaire de déclaration, les statuts délivrés en un exemplaire, un relevé cadastral ou un document décrivant en détail les locaux, un justificatif de titre de propriété, un extrait K-bis, l’identité des représentants légaux ainsi que des associés de la société de domiciliation et enfin une attestation d’honorabilité des cesdits représentants).
Les obligations essentielles du domiciliataire découlant du contrat de domiciliation
Si le domiciliataire est dans l’obligation d’établir un contrat de domiciliation, il doit aussi respecter les obligations qui découlent de cedit contrat.
Ainsi, il doit en premier lieu respecter effectivement la mise à disposition d’une adresse et des locaux dans lesquels l’entreprise domiciliée pourra exercer son activité, et ce, pendant toute la durée du contrat.
Ensuite, il doit impérativement notifier le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l’artisanat si l’une de ses entreprises domiciliées n’a pas donné signe de vie durant plus de trois mois (désintéressement vis-à-vis du courrier).
Enfin, le domiciliataire doit donner une liste de tous ses domiciliés (ceux encore sous contrat et ceux en rupture de contrat) au centre des impôts ainsi qu’aux divers organismes de recouvrement des cotisations et de contribution de sécurité sociale. La communication de ces listes doit s’effectuer chaque trimestre.
