La vie d’une entreprise peut être chamboulée à tout moment à cause des évènements dont la réalisation peut dépendre soit de l’initiative même du dirigeant, soit d’une décision qui est indépendante de sa volonté.
Le changement de domiciliation ou le changement d’adresse de siège social en fait partie, une procédure administrative et juridique qui implique forcément une modification statutaire.
Cela veut donc dire que l’adresse officielle de la société change complètement sur l’extrait K-bis dont l’importance est caractérisée par la représentation de la carte d’identité de l’entreprise.
Aussi, tous les documents officiels concernant cette dernière doivent également faire l’objet d’une modification.
Voyons dans cet article les règles à savoir sur le processus de changement d’adresse de domiciliation d’une entreprise.
Les informations générales à savoir concernant le changement d’adresse de siège social en France
Que faut-il faire avant de décider du transfert de siège social d’une société en France ?
D’abord, sachez que toutes les entreprises implantées en France et qui y exercent une activité professionnelle doivent absolument posséder une adresse de siège social.
Au fur et à mesure que le temps passe et que l’activité prenne de l’ampleur, le dirigeant peut être contraint à transférer le siège social de son entreprise à une autre adresse (pour un local plus grand par exemple, ou encore pour plus de visibilité).
Pour ce faire, un processus prédéfini doit être suivi, et son déroulement varie en fonction de la forme juridique de l’entreprise concernée.
La première chose à faire avant le transfert c’est de ne pas négliger les règles sociales et fiscales qui sont applicables sur le sol français, plus précisément dans la ville ou dans le département d’implantation du nouveau siège (s’assurer également de l’identification du centre de formalités des entreprises ainsi que du tribunal de commerce compétent).
Ensuite, il est judicieux de toujours vérifier si le nouveau local peut servir de siège social et qu’il est possible de s’y implanter.
Quel est le temps imparti pour effectuer le changement d’adresse de domiciliation ?
Il faut prendre en considération plusieurs éléments pour savoir le délai concernant ce type de changement. En guise d’exemple, les éléments à vérifier avant l’envoi des convocations des associés pour une assemblée sont à prendre en compte.
Aussi, si une ratification fait défaut, une caducité de la décision sera prononcée et les formalités seront encore plus longues. Enfin, si le transfert concerne un pays étranger, il faudra bien étudier les règles fiscales et sociales qui sont propres au territoire d’accueil.
Le décisionnaire du transfert de siège social
En fonction du statut juridique de l’entreprise concernée, la personne qui décide le transfert de siège social peut varier. En règle générale, cette décision sera prise en AGE ou en assemblée générale extraordinaire (cas des SARL et des SA).
Cependant, pour le cas d’une SARL, une assemblée générale ordinaire réunissant les associés doit se tenir.
Pour la modification statutaire, une décision unilatérale du gérant est possible à condition que cette décision soit ratifiée par les associés présents à l’assemblée qui ont plus de la moitié des parts sociales de l’entreprise (une caducité de la décision sera prononcée dans le cas contraire).
NB : Le gérant a le pouvoir de modifier les statuts si cela est prévu préalablement par cesdits statuts au moment de constitution de la SARL.
En revanche, le siège social d’une SA pourra être transféré si c’est le conseil d’administration ou le conseil de surveillance qui décide. Une ratification en AGO est néanmoins nécessaire. Si un refus est prononcé lors de cette assemblée, la décision émanant du conseil sera nulle.
NB : Si le conseil a la compétence de modifier les statuts et que cela a été inscrit préalablement dans cesdits statuts au moment de la création de la SA, alors une AGE n’est plus obligatoire.
Pour une SCI, son gérant doit convoquer une AGE pour décider du transfert (une décision prise à l’unanimité fera l’affaire si aucune disposition statutaire ne s’y oppose).
Enfin, il n’existe aucune imposition légale spécifique concernant le transfert de siège social d’une SAS. Tout dépendra ainsi des dispositions statutaires rédigées lors de la création de la société (dans le cas contraire, le président, le conseil de la direction ou l’assemblée seront compétents pour décider du transfert).
Le processus à suivre pour un transfert de siège social réussi
La modification statutaire comme première étape du transfert
En cas d’approbation du procès-verbal de décision par les associés de la société (signature du président de l’assemblée exigée), il convient désormais d’apporter la modification adéquate aux statuts.
En d’autres termes, une mise à jour de ces statuts est obligatoire avant d’entamer les procédures suivantes (mentionner la nouvelle adresse).
Procéder à une formalité de publicité sur le transfert
Ensuite, la décision doit être publiée dans un JAL ou un journal d’annonces légales pour que tous les tiers puissent être informés du transfert de siège social (un avis de modification).
Divers documents sont à fournir à cet effet, et ils varieront selon que le transfert s’effectue dans un département identique (raison sociale, forme de la société, capital social, nouvelle adresse de siège social, numéro d’immatriculation au RCS de l’adresse antérieure) ou dans un autre département (mention du transfert, raison sociale, forme de la société, adresse de siège social, SIRET, le RCS d’immatriculation en raison du transfert).
NB : Deux avis seront à publier. Le premier dans le JAL du département de départ, et le second dans celui du nouveau département (1 mois après la décision de l’AG).
Procéder à la déclaration au centre de formalités des entreprises
Après avoir réalisé les formalités de publicité, il convient de déposer un dossier unique auprès du CFE de rattachement de l’entreprise concernée par le transfert. Les éléments suivants doivent impérativement être présents dans ce dossier :
- Les statuts à jour, datés et signés en un seul exemplaire ;
- La décision de modification du siège ou le procès-verbal d’assemblée en un seul exemplaire également ;
- Un formulaire de déclaration relative à la modification des statuts à se procurer auprès des services du greffe du tribunal compétent, du CFE ou en ligne (M2 pour les personnes morales et P2 pour les personnes physiques) ;
- Une attestation de parution de l’avis de modification dans un JAL ;
- Un document prouvant la jouissance effective des nouveaux locaux servant de siège social.
