Nous vivons actuellement dans l’ère du digital, une époque marquée par une avancée technologique fulgurante permettant à tous les secteurs d’activité de faire un grand pas en matière d’évolution et de développement.
C’est notamment ce qui est constaté dans le monde entrepreneurial où le temps des affaires réglées sur papier est révolu. Il est désormais question de se lancer dans la solution du bureau virtuel permettant à tout entrepreneur de profiter d’une adresse fiscale très prestigieuse et de nombreux services clés en main.
Quand on parle de bureau virtuel (DASS ou desktop as a service), il faut notamment faire référence à l’arrivée des services cloud ainsi que des logiciels SAAS (software as a service), ce sont tous des outils permettant de compléter intégralement la domiciliation d’une entreprise de manière dématérialisée.
À travers eux, une mise à disposition d’une plateforme digitale pour la gestion de la vie d’entreprise au quotidien sera possible. Les détails seront évoqués dans cet article.
1. Le bureau virtuel et ses généralités
De quel aspect de la création d’entreprises le bureau virtuel est-il né ?
La législation française exige à toutes les entreprises créées en France et qui y exercent une activité professionnelle de posséder une adresse administrative et fiscale, une adresse officielle qui correspond au lieu de son siège social et obtenu grâce aux formalités de domiciliation.
C’est de cette obligation légale qu’est né le bureau virtuel, il s’agit en quelque sorte d’une adresse distincte de l’endroit où l’activité sera réellement exploitée.
Le premier avantage qu’on peut constater c’est que le créateur d’entreprise pourra être libre de choisir le lieu qu’il souhaite, ce qui est un atout majeur sur les questions pratiques et sur l’image de sa structure.
Quelle est la réelle utilité d’un bureau virtuel pour une entreprise ?
Par définition, un bureau virtuel est un service de domiciliation d’entreprises proposé par une société spécialisée qui comprend de multiples applications en ligne permettant aux utilisateurs de bénéficier des solutions de stockage web communément appelées « cloud ».
Concrètement, il s’agit d’un espace totalement digitalisé qui concentre toutes les données ou les informations utiles concernant une entreprise en un seul endroit virtuel, on parle notamment de la messagerie ou encore du stockage de documents administratifs (transfert du courrier à une nouvelle adresse de domiciliation par exemple).
La finalité du bureau virtuel serait d’apporter un plus sur la gestion d’une entreprise en facilitant son quotidien par l’intermédiaire des différents services additionnels qui seront inclus dans l’offre de domiciliation (mise à disposition d’une plateforme digitale pour la gestion à distance de l’entreprise).
2. Les services additionnels qui accompagnent un bureau virtuel
Un bureau virtuel avec l’accès à un service de secrétariat
Lorsqu’on parle d’un service de secrétariat, on fait référence à la permanence d’une ligne téléphonique avec un numéro fixe qui sera affecté spécialement à une entreprise donnée.
Son fonctionnement sera ainsi géré par un réceptionniste qui sera chargé d’effectuer un accueil téléphonique à la place du dirigeant. Ainsi, tous les appels et les messages seront transmis par mail au responsable de l’entreprise (une redirection immédiate est également possible).
Par ailleurs, le service de secrétariat peut également inclure la gestion des documents administratifs et juridiques d’une entreprise domiciliée (organisation d’assemblées générales, gestion et réexpédition du courrier, stockage de documents juridiques, de factures ainsi que des devis).
Le domiciliataire pourra même proposer une rédaction de courriers ou la préparation de tableaux Excel pour la gestion comptable à travers son service de secrétariat.
La gestion intégrale du courrier officiel de l’entreprise domiciliée
Ce service est l’élément qui caractérise le plus la domiciliation commerciale offerte par une société de domiciliation. En effet, lorsque les courriers d’un utilisateur du bureau virtuel ou d’un client seront transmis à la nouvelle adresse de siège social, la mise en place d’une sorte de boîte aux lettres est effectuée par le domiciliataire.
La seule différence de cette boîte aux lettres par rapport à une boîte classique c’est que le dirigeant n’aura plus besoin de se déplacer pour aller réceptionner les lettres et les colis dans les locaux servant de siège social à son entreprise (fréquence d’envoi selon les préférences du dirigeant).
Ce sera au domiciliataire de gérer leur réexpédition à l’adresse indiquée par le dirigeant (une numérisation est également possible).
Un bureau virtuel qui s’apparente aussi à un bureau physique : location de bureaux équipés
Même si le fondement même d’un bureau virtuel se base sur l’absence d’un local proprement dit, il se peut très bien que le besoin de bureaux physiques se fasse ressentir, notamment pour la tenue des réunions d’affaires régulières ou encore pour la rencontre avec des tiers (clients, investisseurs, collaborateurs, etc.).
Ainsi, pour répondre à ce besoin, la société de domiciliation propose à ses clients la location de bureaux équipés et des postes spécialisés pour la visioconférence qui seront accessibles de manière ponctuelle (location pour une heure, pour une semaine, pour plusieurs mois, etc.).
3. Quels sont les atouts majeurs liés aux services qui accompagnent un bureau virtuel ?
Un avantage pour satisfaire le besoin de confidentialité de l’entrepreneur
Le premier atout à évoquer concerne la protection de la vie privée du dirigeant. Cela s’apparente à la séparation de sa vie privée à sa vie professionnelle, ou encore à la non-divulgation de son adresse personnelle au public.
En plus, il gagnera un temps précieux en déléguant au domiciliataire les tâches administratives les plus chronophages, cela permettrait ainsi à l’entrepreneur de consacrer plus de temps dans l’exercice effectif de son activité afin d’apporter plus de valeur ajoutée à sa structure.
Un avantage permettant d’augmenter la cote de l’entreprise
Notons également que les services pourront être accessibles selon les besoins et les préférences de l’entrepreneur (un besoin ponctuel sera plus avantageux économiquement par rapport à un besoin à plein temps).
Ensuite, le fait d’avoir une adresse de siège social dans un quartier d’affaires de renom procurera à une entreprise une image de marque et une crédibilité à toute épreuve.
Une optimisation fiscale intéressante possible
Enfin, il existe aussi un avantage purement fiscal qui concerne le montant de la CFE ou de la cotisation foncière des entreprises qu’une société implantée en France doit absolument s’acquitter.
Ce montant peut s’avérer être très bas dans les villes où sont implantées la majorité des sociétés de domiciliation (à Paris en l’occurrence), permettant ainsi de faire une optimisation fiscale très intéressante.
[button link=”https://www.entreprise-domiciliation.info/simulateur-cfe/”] Simulateur de CFE[/button]
Un avantage relatif à la facilité d’accès du bureau virtuel
Le dernier avantage à évoquer concerne la simplicité des formalités pour se procurer une adresse de siège social avec un bureau virtuel auprès d’une société de domiciliation.
La procédure est juridiquement encadrée et rapide à effectuer, même le processus de transfert de siège social est très fluide parce que c’est le domiciliataire lui-même qui réalise toutes les démarches.
NB : Il faut cependant être très prudent et toujours vérifier si la société de domiciliation possède effectivement un agrément préfectoral lui permettant de fournir un bureau virtuel et les services qui vont avec (son immatriculation au RCS est également obligatoire).
Après l’obtention de l’adresse de siège social (après la signature du contrat de domiciliation), l’entreprise domiciliée doit effectuer les procédures suivantes :
- Publier un avis de modification de domiciliation dans un JAL ou un journal d’annonces légales ;
- Déclarer le changement d’adresse au CFE ou au centre de formalités des entreprises.
Les documents nécessaires afin de modifier officiellement l’adresse de siège social seront listés ci-après :
- Formulaire M2 ou P2 ;
- Acte de transfert officiel (un exemplaire) ;
- Un document justifiant la domiciliation (contrat de domiciliation) ;
- L’avis paru dans le support d’annonces légales.
