Faisons le point sur le recours à un bureau de domiciliation commerciale. Rappelons-le, cette alternative n’est autre que le recours à une société de domiciliation. Pour ce faire, nous aborderons les points suivants :
- Les règles relatives à la domiciliation commerciale à travers lequel nous verrons les obligations des parties au contrat de domiciliation ;
- Les avantages de cette alternative ;
- Les étapes à suivre pour se domicilier auprès d’un bureau de domiciliation commerciale.
Les règles relatives au bureau de domiciliation commerciale
Le bureau de domiciliation, également appelé société de domiciliation, est un professionnel de la domiciliation. Le rapport du bureau de domiciliation (domiciliataire) et de l’entreprise domiciliée est matérialisé dans le contrat de domiciliation.
Comprendre le mode de fonctionnement du bureau de domiciliation commerciale
Le bureau de domiciliation, en tant que professionnel de la domiciliation, met à la disposition de l’entreprise cliente une adresse.
Outre cette mission principale, le bureau de domiciliation propose des services complémentaires destinés à faciliter le quotidien des entrepreneurs. Parmi les prestations proposées, on peut citer :
- Un service de gestion des courriers ;
- Un service de secrétariat ;
- Un service d’accompagnement dans la réalisation des obligations administratives et comptables ;
- Location de salle équipée selon les exigences légales.
Les règles relatives à l’établissement du contrat de domiciliation
En ce qui concerne la règle de forme, le contrat de domiciliation doit être daté et signé par les parties. Le contrat fera l’objet d’une déclaration auprès du registre du commerce et des sociétés lors de la procédure d’immatriculation. En outre, le contrat de domiciliation doit mentionner les informations suivantes :
- Les informations relatives aux parties : dénomination sociale, objet social, forme juridique, le montant du capital social, l’identité des représentants légaux ainsi que le siège social de la société de domiciliation ;
- La durée de domiciliation ;
- Montant du dépôt de la garantie ;
- Tarif de la prestation ;
- Détails sur les prestations fournies par le bureau de domiciliation ;
- Les modalités d’exécution ou de résiliation du contrat de domiciliation ;
- Les obligations des deux parties.
Les obligations des parties
Les obligations du bureau de domiciliation sont les suivantes :
- Être titulaire d’un agrément délivré par la Préfecture du département du siège de la société. Le bureau de domiciliation doit être immatriculé au registre du commerce et des sociétés.
- Mettre à la disposition du domicilié, pendant la durée du contrat, de locaux dotés d’une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire des documents du domicilié.
- Tous les trois mois, communiquer au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contribution de sécurité sociale compétents la liste des domiciliés au cours de la période ou qui ont mis fin à leur contrat de domiciliation.
Les obligations de l’entreprise domiciliée auprès du bureau de domiciliation commerciale sont les suivantes :
- Utiliser effectivement et exclusivement le siège ;
- Tenir au courant le bureau de domiciliation de tous les changements relatifs à l’entreprise ;
- Donner mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification et courrier ;
- Déclarer le contrat de domiciliation au registre du commerce et des sociétés ;
- Respecter toutes les stipulations du contrat de domiciliation.
Les avantages du recours au bureau de domiciliation commerciale
1er avantage : Bureau de domiciliation et gain de temps
En optant pour les services supplémentaires proposés par le bureau de domiciliation, l’entrepreneur peut déléguer un grand nombre de tâches. Ce qui lui permet de se concentrer au développement de son activité.
2e avantage : Bureau de domiciliation et gain en visibilité
De prime abord, il convient de rappeler que l’adresse administrative de la société peut avoir des conséquences sur son image. D’où l’intérêt d’opter pour une adresse ayant une certaine notoriété.
Le bureau de domiciliation ne propose que des adresses intéressantes. En conséquence, l’entrepreneur peut bénéficier de l’une des adresses prestigieuses de la France.
3e avantage : Bureau de domiciliation et les avantages financiers
D’une part, le recours à la domiciliation commerciale est une alternative à moindre coût. L’entrepreneur n’a pas besoin de procéder à l’achat de matériels de bureau. En outre, par rapport aux autres solutions, la domiciliation commerciale est moins onéreuse.
D’autre part, cette alternative permet à l’entrepreneur de bénéficier d’un avantage fiscal. Il peut en effet bénéficier d’un taux de cotisation foncière des entreprises inférieur à la moyenne. Il peut bénéficier d’une exonération de cette imposition locale.
C’est notamment le cas lorsque la société est domiciliée en zone d’aide à l’investissement des PME, en Zone Franche Urbaine ou dans un Bassin d’Emploi à Redynamiser
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Domiciliation dans un bureau de domiciliation : les étapes à suivre
1re étape : Choisir son adresse de domiciliation
Cette première étape correspond au choix de son prestataire de domiciliation, c’est-à-dire son bureau de domiciliation. À cette fin, l’entrepreneur doit prendre en compte plusieurs paramètres pour restreindre son choix :
- L’adresse proposée par le bureau de domiciliation commerciale doit correspondre à l’image de l’entrepreneur.
- Les services proposés par le bureau de domiciliation peuvent être un critère de choix.
- Enfin, le tarif proposé doit être pris en compte.
Enfin, lors du choix de sa société de domiciliation, il est judicieux de voir les avis des clients consultables sur internet.
2e étape : Réaliser les formalités d’enregistrement de l’adresse de domiciliation
L’enregistrement de l’adresse de domiciliation est laissé à la diligence de l’entreprise domiciliée. C’est l’étape par laquelle cette dernière fournit un justificatif de jouissance de local au dossier de demande d’immatriculation. Pour ce faire, l’entrepreneur doit fournir une copie originale du contrat de domiciliation.
NOTE : Il convient de souligner que l’adresse du siège social doit avoir un caractère réel. Cela signifie qu’une entreprise doit réellement avoir une adresse administrative. Ce caractère réel entraîne de nombreuses conséquences.
D’une part, l’adresse du siège social doit figurer sur tous les documents de l’entreprise. D’autre part, la jouissance d’un local doit être prouvée lors de la procédure d’immatriculation.
