En créant une entreprise, il faut savoir que la gestion des courriers peut être une tâche qui peut prendre beaucoup de temps au dirigeant d’une entreprise. Pair ailleurs, pour faciliter la réception des courriers, il est possible de penser à l’ouverture d’une boîte postale professionnelle pour l’entreprise.
Le service de boîte postale est un service que la poste propose non seulement au particulier mais aussi aux entreprises pour permettre à ces derniers d’avoir une boîte aux lettres à une adresse autre que celle de la résidence de la personne ou du siège social de l’entreprise en question.
Dans cet article, on vous expliquera l’utilité d’une boîte postale professionnelle et comment ouvrir une boîte postale pour son entreprise.
Une boîte postale professionnelle généralité
Définition
Par définition, une boîte postale professionnelle est une boîte louée par une entreprise ou un particulier permettant à ces derniers de réceptionner ses courriers professionnels.
En tant que service proposé par la poste, les courriers seront alors conservés dans une boîte dans un bureau de la poste au contraire des boîtes aux lettres classiques qu’on peut trouver dans n’importe quel bâtiment classique.
Pour différencier l’adresse d’une boîte postale professionnelle des adresses classiques, l’adresse d’une boîte postale est précédée de la mention « BP ».
Attention : il ne faut pas oublier que l’adresse d’une boîte poste ne peut pas être utilisée par une entreprise en tant qu’adresse de domiciliation ou en tant que justificatif de domiciliation.
Les avantages d’ouvrir une boîte postale professionnelle
Premièrement, l’ouverture d’une boîte postale professionnelle peut garantir le respect de la vie privée d’un représentant d’entreprise dans la mesure où l’entreprise est domiciliée à son domicile.
En effet, c’est à l’adresse de la boîte postale que tous les courriers seront envoyés non à l’adresse personnelle de ce dernier ce qui permet au représentant de l’entreprise de garder privé son adresse personnelle.
Cela peut aussi concerner les entreprises qui n’utilisent pas de local pour l’exercice de leur activité professionnelle.
En outre, en cas de domiciliation à une adresse personnelle, ouvrir une boîte postale professionnelle peut faciliter l’envoie des courriers par les tiers.
En effet, une adresse personnelle peut être difficile à trouver ce qui peut augmenter les risques relatifs aux pertes des courriers ou le renvoie des courriers à l’expéditeur à cause d’une erreur concernant l’adresse du destinataire.
De plus, en ouvrant une boîte postale professionnelle, les risques de pertes de courriers seront moindres grâce au système de verrouillage des casiers qui assure aussi la confidentialité des courriers de l’entreprise.
Par ailleurs, en cas de changement d’adresse de domiciliation d’une entreprise, si cette dernière à une boîte postale professionnelle, elle n’aura pas de soucis concernant ses courriers car ses courriers seront toujours envoyés à l’adresse de la boîte postale car l’entreprise pourra toujours conserver l’adresse de la boîte postale.
À noter : même si avoir une boîte postale professionnelle apporte une solution face à l’attente du facteur et permet à l’entreprise de récupérer ses courriers à tout moment dans la journée.
Cela oblige tout de même l’entrepreneur à se déplacer pour récupérer ses courriers dans la boîte postale durant les heures d’ouverture de la poste.
Par contre, dans la mesure où l’entreprise loue une boîte postale professionnelle qui se situe en dehors du bureau de l’établissement postal, dans ce cas, il serait possible pour l’entreprise de retirer ses courriers de la boîte à toute heure.
Il faut savoir que même si l’ouverture d’une boîte postale présente de nombreux avantages, il faut savoir que ce n’est pas tous les établissements postaux qui proposent ce service.
Les conditions pour ouvrir une boîte postale
Pour qu’une entreprise, quelle que soit sa forme juridique, puisse ouvrir une boîte postale professionnelle, il faut que l’adresse de domiciliation de cette dernière soit dans la zone de distribution de la poste où elle dépose sa demande d’ouverture de boîte postale professionnelle.
Par conséquent, l’entrepreneur doit justifier que son entreprise soit bien domiciliée dans cette zone. Pour cela, le numéro SIRET de cette dernière peut être utilisé pour justifier que l’entreprise est bien domiciliée dans la zone de distribution de l’établissement de la poste en question.
Par ailleurs, il faut savoir qu’une personne (physique ou morale) ne peut avoir qu’une seule boîte postale.
Comment ouvrir une boîte postale professionnelle ?
Avant de parler de la procédure pour ouvrir une boîte postale professionnelle, il faut savoir que la poste propose de forme d’abonnement par rapport au service de boîte postale. En effet, l’entreprise peut choisir entre un abonnement saisonnier et un abonnement annuel.
L’abonnement saisonnier est surtout destiné aux entrepreneurs qui ne résident que temporairement dans la commune où se situe l’établissement postal ou dans la zone de distribution de ce dernier. Néanmoins, pour que ces entrepreneurs puissent bénéficier de ce service, ils doivent tout de même présenter des justificatifs de résidence temporaire.
Ensuite, après avoir choisi l’abonnement (saisonnier ou annuel), il faut que l’entreprise fasse une demande auprès du bureau de la poste en charge de la zone où est domiciliée l’entreprise. Cette demande peut être effectuée sur place on en ligne.
Une fois la demande de l’entreprise accordée par l’établissement postal par rapport à l’ouverture de la boîte professionnelle, l’entreprise doit signer un contrat de location avec l’établissement, puis la clef de la boîte postale avec son numéro d’identification (adresse de la boîte postale professionnelle) sera remise à l’entreprise.
À noter : une caution devra être versée par l’entreprise pour chaque clef. Cette caution pourra être récupérée à la fin de l’abonnement. En cas de perte, il faut que l’entreprise fasse une demande pour le changement de la serrure de la boîte.
Pour faire la demande d’ouverture d’une boîte postale professionnelle, il faut fournir à l’établissement postal les documents suivants : il faut un formulaire d’abonnement, un extrait K-bis de l’entreprise en cours de validité, un justificatif de domiciliation de l’entreprise.
Dans la mesure où l’entreprise désire donner l’accès de la boîte à une autre personne, il faut que cette dernière fournisse une lettre d’autorisation pour cette personne, cette lettre peut être fournie au moment de la réalisation de la demande auprès de la poste ou à une date ultérieure.
Par ailleurs, il faut que cette lettre soit signée par toutes les parties pour que l’autorisation soit valable.
