La domiciliation est une obligation pour toutes les entreprises qui souhaitent se former légalement. Pour répondre au besoin né de cette obligation, de nombreuses sociétés spécialisées se sont créées. Il s’agit d’une société de domiciliation d’entreprise ou agence de domiciliation.
Ces sociétés spécialisées sont nombreuses et avant de faire appel à leurs services, il est important de connaitre les règles qui y sont relatives. Mais avant de prendre de connaissance des règles relatives à l’agence de domiciliation et à l’entreprise domiciliée, un bref rappel de ce qu’est la domiciliation d’entreprise est nécessaire.
Rappel de la notion de domiciliation d’entreprise
Comme exposé précédemment, la domiciliation d’une entreprise est imposée par la loi afin de permettre sa création auprès des instances administratives. Concrètement, cela signifie donner une adresse au siège social de l’entreprise.
Ce sera l’adresse administrative et l’adresse fiscale de cette dernière. Cela signifie que les courriers provenant de l’administration fiscale ou de toute autre administration seront transmis à cette adresse.
Par ailleurs, le siège social sera également l’adresse qui figure sur tous les documents officiels de la société donc tous les courriers des clients, fournisseurs et autres relations de la société y seront adressés.
En plus d’être l’adresse utilisée pour toutes les communications écrites avec l’entreprise, l’adresse du siège social permet également de déterminer la nationalité de l’entreprise ainsi que le tribunal compétent en cas de litige.
Toutes les démarches administratives se feront aussi auprès du CFE ou du tribunal de commerce compétent pour le lieu d’installation du siège sociale de l’entreprise.
Pour domicilier le siège social de son entreprise, le créateur est libre de choisir l’adresse qui lui convient à condition que l’adresse soit une adresse réelle et non une adresse postale. Il peut également choisir une adresse de domiciliation différente de son lieu d’exploitation.
Compte tenu de son libre choix, l’entrepreneur peut choisir soit une domiciliation à son domicilie, soit dans un local qu’il a acheté pour l’entreprise ou un local loué, soit auprès d’une pépinière d’entreprises ou autre structure du même type, soit auprès d’une agence de domiciliation.
Dans tous les cas, le choix devra être formalisé par une attestation de domiciliation dont la forme varie suivant l’option choisie.
Quelles sont les règles concernant la société de domiciliation
Afin de pouvoir exercer une activité d’agence de domiciliation et surtout pour que les contrats conclus avec elle par une société domiciliée puissent être valides auprès des administrations concernées, la société de domiciliation se doit de respecter certaines obligations aussi bien en matière administrative qu’en matière logistique.
Premièrement, en ce qui concerne le volet administratif, la société de domiciliation d’entreprise doit obligatoirement être détentrice d’un agrément préfectoral. Cet agrément leur accorde le droit d’exercer cette activité et confirme que la société de domiciliation et son dirigeant répondent aux critères imposés par la loi.
Pour obtenir cet agrément, la société de domiciliation devra déposer une demande comprenant plusieurs éléments, auprès de la préfecture du département si elle est établie en province ou auprès de la préfecture de Police si elle est installée à Paris.
En ce qui concerne le dirigeant de la société de domiciliation et les actionnaires à plus de 25%, afin que celle-ci puisse obtenir un agrément préfectoral, il doit remplir certaines conditions d’honorabilité.
Il ne doit pas avoir fait l’objet d’une faillite personnelle, d’une interdiction d’exercer ou de gérer une activité commerciale ; il ne doit avoir écopé ou purgé une peine pénale supérieure à 3 mois sans sursis et il ne doit pas avoir fait l’objet d’un retrait d’agrément pendant les 5 années précédant la demande.
Deuxièmement, sur le volet logistique, c’est-à-dire au niveau du lieu d’installation de la société de domiciliation, plusieurs obligations doivent être remplies :
L’activité de société de domiciliation ne peut être exercée que dans un local qui lui est dédié, un local à usage d’habitation ou un local mixte ne peut en aucun cas être utilisé ;
La société de domiciliation doit disposer des droits lui permettant d’exercer dans les locaux où elle est installée, soit elle est propriétaire des lieux, soit elle a un contrat de bail commercial dument enregistré et valide qui lui permet d’exercer dans les locaux ;
Chaque entreprise hébergée par la société de domiciliation doit pouvoir disposer d’une pièce qui lui est propre ;
La société de domiciliation dispose d’un espace adéquat pour les réunions des organes de direction, de contrôle et d’administration des entreprises qui y sont domiciliées. Ces espaces doivent être équipés, mais aussi garantir la confidentialité des échanges qui y auront lieu.
La société de domiciliation doit tenir, conserver et permettre la consultation de ses archives commerciales et juridiques suivant les conformément aux dispositions légales en vigueur.
Pourquoi choisir une agence de domiciliation
Le choix de nombreux entrepreneurs se porte de plus en plus vers les agences de domiciliation et cela pour plusieurs raisons.
Premièrement, une agence de domiciliation propose une adresse pour le siège social d’une entreprise à un cout très intéressant.
En effet, au lieu de louer un local qui peut être cher quelle que soit la ville d’installation, la société de domiciliation permet d’avoir une adresse pour le siège social de l’entreprise pour un abonnement mensuel qui commence à partir de 15 euros par mois.
Deuxièmement, les agences de domiciliation proposent généralement plusieurs adresses qui offrent donc un large choix à l’entrepreneur. De plus, ces adresses sont situées dans des lieux propices à donner une image professionnelle aux entreprises qui y sont domiciliées et cela à un moindre cout.
Troisièmement, les agences de domiciliation proposent généralement des services complémentaires qui peuvent grandement améliorer le quotidien d’une entreprise qui débute.
Il y a par exemple la réception et la réexpédition du courrier que ce soit en format numérique ou en version papier, la mise à disposition d’une ligne téléphonique dédiée pour le secrétariat de l’entreprise et enfin, l’assistance juridique et fiscale notamment pour les modifications des statuts de l’entreprise.
Pour conclure, une agence de domiciliation doit respecter plusieurs règles avant de pouvoir exercer leur activité. Il s’agit de la détention d’un agrément préfectoral mais aussi de certaines règles en ce qui concerne les locaux dédiés à l’exercice de l’activité.
Il est important qu’avant de contracter avec une agence de domiciliation, l’entrepreneur s’assure que ces règles sont respectées car sans cela, le contrat de domiciliation ne sera pas valide et il n’aura pas d’adresse pour le siège social de son entreprise.
