Pour la gestion et la direction d’une entreprise donnée, il est fréquent d’utiliser plusieurs adresses. Ces dernières pourront servir pour diverses raisons, on parle par exemple d’une adresse physique consacrée pour les différentes réunions, ou encore une adresse de correspondance d’entreprise pour les courriers ainsi que les livraisons.
Cette adresse de correspondance est communément appelée « adresse postale ». En outre, une adresse de siège social doit impérativement exister pour tous les courriers officiels et légaux.
Dans cet article, nous allons nous focaliser sur l’adresse de correspondance d’une entreprise ainsi que sur toutes les manières possibles par lesquelles le dirigeant peut passer pour l’obtention de cette dite adresse.
Mais avant cela, il est d’abord crucial de faire une petite comparaison sur les différentes adresses citées ci-dessus afin de mieux les comprendre.
1. Les éléments différenciant une adresse de correspondance ou postale à l’adresse physique d’une entreprise
Le rôle de chaque adresse
Tout d’abord, une adresse est dite physique parce qu’il s’agit d’un lieu ou d’un emplacement où se situe physiquement une entreprise. Ce qui est à l’opposé d’une adresse de correspondance ou d’une adresse postale qui est plutôt l’endroit où sera distribué le courrier, sans être forcément le lieu de direction ou de gestion de l’entreprise. Autrement dit, ces deux adresses peuvent être les mêmes, mais pas nécessairement.
La raison de la séparation ou non de ces deux adresses
En guise d’exemple, une société qui a à sa disposition un espace commercial suffisant peut directement se faire livrer son courrier ou ses colis à cette même adresse (adresse physique et adresse postale ou de correspondance identique).
Par contre, une entreprise de petite envergure (gestion à domicile par exemple) a fréquemment recours à une autre adresse (adresse de correspondance) afin d’éviter la livraison du courrier ou des colis à domicile par exemple.
De plus, ce dernier choix peut permettre à une petite entreprise d’avoir une image de marque en se tournant vers les lieux les plus prisés. C’est notamment le cas des bureaux virtuels avec gestion de courrier comme service additionnel.
2. Les différences constatées entre une adresse de correspondance et une adresse de siège social
Un mélange d’adresses qui est tout à fait possible
Une adresse de siège social ou une adresse professionnelle est généralement l’adresse officielle pour toutes les lettres légales, mais également pour le courrier ordinaire.
Il s’agit ainsi d’une adresse fiscale, administrative et juridique de l’entreprise. Cette adresse doit impérativement être mentionnée sur les documents officiels ainsi que sur les statuts d’une société donnée.
Cela nous ramène à dire que l’adresse de siège social ainsi que l’adresse de correspondance peuvent être considérée comme une seule et même adresse, à partir du moment où le chef d’entreprise désire que tout le courrier soit directement envoyé à l’adresse physique et administrative de sa société.
Une éventualité où les deux adresses sont séparées
Cependant, ces deux adresses peuvent également ne pas correspondre. En effet, les entreprises qui réceptionnent un nombre incalculable de courriers n’ont pas trop intérêt à avoir une même adresse de siège social et de correspondance (ou postale).
Cela est d’autant plus véridique si l’adresse de siège social est un lieu où les clients pourront être accueillis. Il est donc beaucoup plus pratique de posséder une adresse de correspondance séparée si la société concernée possède par exemple plusieurs adresses professionnelles dans différents endroits.
NB : Il se peut aussi que l’adresse de correspondance soit un bureau virtuel ou une adresse virtuelle professionnelle qui sera sollicitée en vue de renforcer l’image de l’entreprise, mais également pour séparer la correspondance.
Le fait d’avoir recours à ce type de pratique est très avantageux pour une petite entreprise dont la direction s’effectue à domicile ou dans un petit local (l’entreprise bénéficiera non seulement d’un emplacement stratégique, mais pourra aussi profiter des espaces de réunion et d’autres services complémentaires telle la gestion personnalisée du courrier par exemple).
3. Comment une entreprise peut-elle obtenir une adresse de correspondance ?
Avant toute chose, il convient d’abord de fixer exactement le mode de réception du courrier souhaité par l’entrepreneur. Cela peut s’agir d’une simple boîte postale, d’une adresse physique ou encore d’un bureau virtuel.
Une simple boîte postale
La démarche est assez simple. Il suffit de se rendre au bureau de poste le plus proche (celui qui s’occupe de desservir la zone d’implantation concernée). Il faudra ainsi fournir diverses pièces justificatives (pièce d’identité de l’entrepreneur, extrait K-bis de l’entreprise). Ensuite, il existe deux abonnements différents entre lesquels l’usager pourra choisir.
L’abonnement saisonnier sera parfaitement destiné aux professionnels qui ont une implantation temporaire dans la zone géographique concernée. L’autre abonnement se fait annuellement.
En outre, il convient de déposer une demande en ligne, et dès qu’un casier est disponible, le contrat de location est signé. Après la remise de la clé, la boîte postale peut désormais être utilisée.
La solution d’un bureau virtuel en guise d’adresse de correspondance
Lorsqu’une entreprise souhaite obtenir une adresse de correspondance en optant pour un bureau virtuel, il doit faire le choix entre deux situations données en fonction de la situation de l’entreprise en question.
L’entreprise en question est en cours de constitution
Dans ce cas, il convient de se tourner vers une société de domiciliation d’entreprise et choisir une offre en fonction des divers services que ce domiciliataire proposera.
On notera notamment un service de gestion personnalisée du courrier, du stockage des données de l’entreprise, d’une location de bureaux équipés, d’un standard téléphonique ainsi que d’un service de secrétariat juridico-administratif. Par la suite, il faut que l’adresse relative à ce bureau virtuel soit mentionnée pour les autres formalités administratives.
L’entreprise en question existe et exerce déjà une activité
Dans ce cas, il convient également de souscrire à une offre relative à l’obtention d’un bureau virtuel en s’adressant à une société de domiciliation ou une société spécialisée dans ce domaine. On parle ici d’un transfert de siège social de l’entreprise à une nouvelle adresse. Pour ce faire, il faudra réaliser quelques formalités administratives obligatoires.
Un avis de modification doit notamment être publié dans un JAL ou un journal d’annonces légales. Ensuite, il faudra s’occuper de rédiger une déclaration de changement d’adresse, une formalité à effectuer auprès du CFE ou du centre de formalités des entreprises compétent.
Pour ce faire, l’entrepreneur aura besoin de :
- L’attestation de domiciliation de son entreprise ;
- L’acte de transfert (un exemplaire) ;
- Le formulaire M2 ou P2 relatif à la déclaration de modification ;
- Une attestation de parution de l’avis de modification dans un JAL ;
- Un exemplaire des statuts mis à jour (avec la nouvelle adresse).
La modification sera officielle si toutes ces étapes sont réalisées. Toutes les correspondances de l’entreprise pourront ainsi être envoyées à la nouvelle adresse du bureau virtuel.
