Conclure un contrat de domiciliation est une formalité inévitable pour bon nombre de sociétés commerciales. Cette convention conclue entre le gérant de la structure et le responsable d’une société de domiciliation, permet à la société cliente d’avoir une adresse administrative : celle de son siège social.
Une convention de domiciliation doit donc nécessairement accompagner le dossier de demande d’immatriculation remis au greffe du Tribunal de commerce lors de la constitution de l’entreprise.
Qui est concerné par un contrat de domiciliation ?
N’importe quelle entreprise immatriculée en France au Registre du commerce et des sociétés (RCS) doit posséder un siège social, c’est-à-dire une adresse à laquelle sera fixé juridiquement l’entreprise.
Cette adresse peut ou non correspondre au lieu réel auquel est exercée l’activité (aussi appelé l’établissement principal).
Avoir recours à une société de domiciliation permet de bénéficier d’une adresse postale sans avoir à dévoiler son adresse personnelle. La mesure concerne donc :
- Toutes les sociétés commerciales (société à responsabilité limitée, société par actions simplifiée).
- Les sociétés civiles.
- Les associations.
- Les micro-entreprises.
La domiciliation commerciale offre de nombreux services complémentaires
Conclure une convention de domiciliation ne permet pas uniquement de fixer le siège social de son entreprise tout en protégeant son domicile personnel. L’entrepreneur qui a recours à cette convention peut la plupart du temps bénéficiait de services complémentaires (parfois facturés en supplément) :
- Un service de réexpédition du courrier.
- L’accès à une ou plusieurs salles de réunion.
- La réalisation des formalités de transfert du siège social.
- Une CFE à taux réduit.
- La location de bureaux pour recevoir ses clients.
- Une permanence téléphonique.
En outre, domicilier son entreprise au sein d’un centre d’affaires ou d’une société de domiciliation permet d’accéder à des adresses prestigieuses, notamment dans la capitale. Le coût mensuel de la boîte postale y est infiniment inférieur à ce que couterait un local commercial dans la même zone.
Le fonctionnement d’une convention de domiciliation pour son entreprise
Un contrat de domiciliation est une convention d’administration conclue par le gérant de l’entreprise, au même titre qu’un autre contrat commercial. Cette convention permettra à l’entreprise d’établir son siège social à l’adresse visée par la convention.
La convention est établie pour une durée minimale de quelques mois par le domiciliataire, lequel dispose d’un agrément préfectoral pour exercer cette activité. La convention est renouvelée de mois en mois par tacite reconduction, à charge pour le domicilier de dénoncer cette dernière, en respectant bien souvent un délai de préavis.
À quel moment conclure un contrat de domiciliation lors de la création d’une entreprise ?
La question de la domiciliation d’entreprise se pose dès la création de la structure. Celle-ci doit être incluse dans les différents coûts de fonctionnements pris en compte lors de l’élaboration d’un business plan. De plus, elle est nécessaire pour faire immatriculer sa structure à la préfecture ou au Registre du commerce et des sociétés.
En pratique, la recherche d’un lieu auquel fixé son activité professionnelle doit compter parmi les premières étapes de la création d’une entreprise, que sont :
- La rédaction des statuts de la société ou de l’association.
- Le dépôt du capital social sur un compte séquestre.
- La conclusion d’une domiciliation commerciale ou d’un bail commercial.
L’ensemble de ces éléments devront être fourni avec le formulaire Cerfa lié à la création de la structure, au greffe du Tribunal de commerce pour les sociétés commerciales et à la Préfecture pour les associations.
La domiciliation commerciale : l’exemple du coworking ou des pépinières d’entreprises
Parmi les prestations qui accompagnent généralement la domiciliation d’entreprise, on pourra citer :
- Le coworking.
- La pépinière d’entreprises.
Il s’agit de deux formules d’accompagnement aux entrepreneurs qui sont généralement accessoires à la souscription d’une adresse de domiciliation. Ces services aux sociétés domiciliées sont particulièrement utiles dans le cadre de la création de startup.
La coworking : une conception moderne du travail en société ?
Les sociétés de domiciliation proposent parfois l’accès à un espace de coworking. Cette organisation permet à tout un chacun d’exercer son activité professionnelle dans un espace moderne et convivial, en restant au contact d’autres entrepreneurs.
Très pratique dans le cadre des activités de service, le coworking offre la possibilité aux entrepreneurs, quelle que soit la forme juridique sous laquelle ils exercent, de disposer d’une adresse commerciale dans laquelle interagir avec d’autres professionnels, et de ne pas se contenter d’une domiciliation postale.
La pépinière d’entreprise : beaucoup plus qu’une simple domiciliation
Établir son adresse professionnelle au sein d’une pépinière apporte un lot d’avantages considérable au dirigeant, en particulier lorsqu’il démarre son activité.
- Le siège social est fixé pour un coût défiant toute concurrence.
- La gestion du courrier et la mise à disposition au sein d’une boîte aux lettres est assurée quotidiennement.
- L’entrepreneur est accompagné dans les formalités juridiques et comptables.
- La pépinière apporte un soutien personnalisé en matière de gestion d’entreprise.
Dans ce contexte, avoir recours aux services d’une société de domiciliation organisée sous la forme d’une pépinière d’entreprise est une très bonne option pour les créateurs de sociétés.
Un contrat de domiciliation à titre gratuit ?
Une micro-entreprise ou une personne morale (société, association) n’est pas toujours obligée d’avoir recours à une domiciliation commerciale payante pour établir son activité.
À titre d’exemple, le représentant légal d’une société de service, ne nécessitant ni stock ni accueil physique, peut sans problème fixer le siège social de l’entreprise à son domicile personnel.
La domiciliation est accordée à titre gratuit lorsque l’entreprise obtient l’autorisation de s’établir en un lieu sans contrepartie financière.
Les propriétaires de locaux en copropriété doivent toutefois veiller à respecter le règlement de copropriété, lequel interdit dans la plupart des cas d’effectuer une domiciliation d’entreprise.
Qu’elle soit réalisée à titre gratuit ou onéreux, l’entreprise disposera toujours d’une attestation de domiciliation qui lui permettra de déclarer l’adresse du siège social auprès des différents organismes juridiques, sociaux et fiscaux.
L’attestation de domiciliation devra être établie même lorsque le siège social est fixé au domicile du dirigeant.
