À la lecture des dispositions du Code de commerce, on en déduit qu’on distingue deux catégories de domiciliation : d’une part la domiciliation individuelle et d’autre part la domiciliation collective. Parmi la domiciliation individuelle, on cite : la domiciliation à l’adresse personnelle et la domiciliation dans un local propre ou loué.
La domiciliation collective concerne : la domiciliation auprès d’une société de domiciliation, la domiciliation dans une pépinière d’entreprise et la domiciliation auprès d’une autre société. Dans le présent dossier, nous nous intéresserons particulièrement à la domiciliation collective.
Il convient ainsi d’aborder les règles régissant chaque solution de domiciliation collective. Pour rappel, la domiciliation collective correspond à la jouissance commune d’une adresse et d’un local.
La domiciliation auprès d’une société de domiciliation : les règles à savoir
Il est opportun de parler de la société de domiciliation en particulière, car cette solution est très appréciée par les entrepreneurs français. En effet, il existe d’autres alternatives similaires à celle-ci.
Comprendre le fonctionnement de la société de domiciliation
« Domiciliation commerciale » est l’autre appellation donnée au recours à une société de domiciliation.
Ce professionnel de la domiciliation fournit les services suivants :
La mise à disposition d’une adresse, qui servira de siège social de l’entreprise cliente ;
La gestion de courrier : réception, traitement, numérisation et réexpédition des courriers ;
Un service de secrétariat : gestion d’agenda, permanence téléphonique, prise de rendez-vous ;
Accompagnement administratif, juridique et comptable ;
Location de local équipé et aménagé selon les exigences légales.
Les règles régissant le contrat de domiciliation
Le contrat de domiciliation est l’acte concrétisant l’accord de volonté de la société de domiciliation (domiciliataire) et l’entreprise cliente (le domicilié). La rédaction de ce document servant de justificatif de jouissance de local est libre.
Toutefois, certaines informations doivent être mentionnées telles que : l’identité des parties, la durée de la domiciliation, le tarif, le montant de la garantie, les modalités de résiliation du contrat, la signature des parties et la date du contrat.
Les règles régissant les parties
Tant le domiciliataire que le domicilié sont soumis à des obligations. Elles peuvent découler du contrat ou être des obligations d’ordre administratif.
Pour le domiciliataire, ses obligations sont les suivantes :
Il doit être titulaire d’un agrément délivré par la Préfecture du département du siège de la société. Il doit être inscrit au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers.
En vertu du contrat et pendant la durée du contrat, le domiciliataire doit mettre à la disposition du domicilié l’adresse, des locaux ainsi que les prestations demandées par le domicilié.
Enfin, la société de domiciliation est soumise à une obligation de communication. Ainsi, chaque trimestre, il doit rendre compte au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contribution de sécurité sociale compétents la liste des entreprises domiciliées au cours de la période ou qui ont mis fin à leur contrat de domiciliation.
Pour l’entreprise domiciliée, ses obligations sont les suivantes :
Utiliser effectivement et exclusivement le siège ;
Veiller au respect des clauses du contrat (notamment le paiement du coût de la domiciliation) ;
Enregistrer le contrat de domiciliation au registre du commerce et des sociétés ;
Tenir informer le domiciliataire sur tous les changements survenus à l’entreprise.
La domiciliation dans une pépinière d’entreprise : les règles à savoir
Comprendre le fonctionnement de la pépinière d’entreprise
Hôtel d’entreprises, incubateur d’entreprises, telles sont les appellations données à la pépinière d’entreprise. À la lecture de ces autres dénominations, on en conclut le mode de fonctionnement de cette structure.
Il existe trois formes de pépinières : la pépinière généraliste ; la pépinière de projet qui accompagne le créateur jusqu’à sa création ; le centre d’entreprise et d’innovation (projets de haute technologie).
Peu importe sa nature, la pépinière d’entreprises est une structure destinée aux entreprises nouvellement créées. C’est l’endroit permettant à cette dernière d’être incubées. En conséquence, la structure apporte des appuis tant techniques que matériels.
Par ailleurs, en tant qu’incubateur, la durée de domiciliation auprès de la pépinière est limitée. Elle est de trois ans non renouvelables maximum.
Pour assurer son rôle d’hôtel, de pépinière ou d’incubateur, cette structure offre les prestations suivantes :
- La mise à disposition d’une adresse et d’un local équipé et aménagé selon les règles légales ;
- Un appui technique nécessaire pour mener à bien un projet entrepreneurial ;
- Un accompagnement administratif, juridique et comptable ;
- Un appui financier (proposé par certaines pépinières) ;
- Organisation d’évènement permettant aux jeunes entreprises d’élargir son réseau.
Les règles régissant l’adhésion à une pépinière d’entreprises
Se domicilier et bénéficier des services de la pépinière d’entreprises ne sont pas libres. L’intéressé doit passer par une procédure de sélection.
À cette fin, dans un premier temps, il doit envoyer le dossier de candidature à la pépinière de son choix. Sa candidature doit mettre en exergue un descriptif de son projet.
Dans un second temps, le dossier fera l’objet d’une étude auprès du comité d’agrément composé d’experts et de chefs d’entreprises.
La domiciliation dans une autre société : les règles à savoir
Comprendre le fonctionnement de cette alternative
Il s’agit d’une solution correspondant à l’hébergement d’une société auprès d’une autre société. On est, entre autre, en présence d’une sous-location.
Ainsi, les charges locatives seront partagées.
Les règles régissant les conditions relatives à cette alternative
Les conditions doivent être respectées lorsque la société hébergeuse est locataire des lieux.
En effet :
Dans un premier temps, la sous-location doit être prévue expressément dans le contrat de bail initial. Ce dernier doit autoriser la possibilité de cette alternative. À défaut de stipulations écrites, la société locataire est tenue de demander une autorisation de la part du propriétaire.
Dans un second temps, la société hébergeuse est tenue d’informer le bailleur soit par acte extrajudiciaire, soit par lettre recommandée avec accusé de réception de son intention de procéder à une sous-location.
Le bailleur propriétaire dispose d’un délai de 15 jours pour donner une réponse. À l’issue de ce délai, silence vaut acceptation.
